Прошивание документов и заверение степлером

Можно ли скреплять степлером документы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Можно ли скреплять степлером документы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Если организация когда-нибудь получала из контролирующих органов требование о представлении документов, то, скорее всего, как сшивать документы представление имеет.

Но такой простой процесс как прошивка бумаг в отношении официальной документации является строго регламентированным процессом.
Прошивка документов подразумевает, что документы скрепляются между с собой в надлежащей последовательности.

Почему не сшиваются документы после

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

Четкого свода правил о том, как сшивать документы, не существует, однако есть нормативы, согласно которым, нужно подшивать все делопроизводственные бумаги в количестве больше одного листа.

Способы сшивания документов Подклеивание канцелярским клеем, скотчем, соединение с помощью скрепок или степлера полностью исключается.

По этой причине именно скрепки или степлер пойдут только на пользу, поэтому пока что не запрещено их использовать, а значит ими пренебрегать не стоит.

Таким образом, если текст документа не поврежден, дубликат больничного листа не нужен, в противном случае потребуется замена больничного дубликатом.
Люверсы могут использоваться из разного металла и различных оттенков. Можно применять эту особенность для того, чтобы подчеркнуть собственный уникальный стиль компании. Например, выбрать колечки под фирменный цвет предприятия.

С какой стороны скреплять документы?

Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.

А если требуется обеспечить сохранность документации и порядок ее расположения в неизменном виде, этот инструмент прекрасно справляется с задачей.

Наклейкой в данном случае служит лист бумаги 2 на 5 см, на которой указаны следующие данные: «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью …».

Все дело в этой маленькой серебристой детали. Степлер в “нормальном” режиме скрепляет документы скобами внутрь. Если же повернуть серебристую платформу на 180 градусов, то скобы станут загибаться наружу.

Ставим печать и подпись. Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.

Подробности в материалах Системы Кадры: Популярные вопросы Ситуация: Обязательно ли прошивать, пронумеровывать, скреплять печатью и ставить подписи на каждой странице трудового договора Нет, не обязательно, однако такие меры помогут избежать лишних спорных ситуаций.

Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала.

Прошивка договора — это степень защиты от фальсификации договора, обязательных требований в законе не установлено.

Пользоваться степлером для люверсов достаточно легко.

Если предстоит обработать одинарный лист материала, с помощью линейки, которой снабжаются качественные модели степлеров, выбирается необходимое расстояние от края.

Затем нужно слегка нажать на ручку инструмента – отверстие готово. Следующий шаг – установка люверса. Его кладут в специальный паз степлера и совмещают со сделанным отверстием.

Инструкция:

• Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
• Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
• Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
• Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
• Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа

На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью».

Инструкция:

• Сложите документы один на один. После этого при помощи линейки отмерьте одинаковое расстояние с концом и в центре поставьте точку
• От этой точки отмерьте в каждую сторону 3 см
• При помощи шила сделайте отверстия и прошейте нитками
• Необходимо, чтобы нить оплетала бумагу со всех сторон дырочек
• Подробнее можно увидеть на схеме
• После этого свяжите начало и конец шпагата, приклейте кусочек бумаги и поставьте штамп

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439.

Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны.

https://www.youtube.com/watch?v=E0ZVJLBjEjI

О том, что надо обязательно прошивать документы даже не упоминается. В методических разъяснениях, утвержденных приказом номер САЭ-3-09/ ФНС РФ, датированном 01.11.2004 года, содержались указания по проблеме того, что все документы, которые подаются и состоят более чем из одного листа, непременно прошиваются, а их страницы — нумеруются.

Федеральной налоговой службой было издано Письмо номер СА-3-14/, датированное 25 сентября 2013 года, с разъяснением, что отныне не обязательно прошивать заявление, подаваемое на регистрацию организации, это же касается и учредительных документов.

После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку. 5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее.

За 2012 и 2013 года больничные листы подшили в папку при помощи дырокола. Какие могут быть последствия?

Данный онлайн-сервис, к сожалению, не имеет аналогов, поэтому приходится об онлайн-бухгалтерии в России говорить в единственном числе, хотя юридически значимый документооборот, конечно же, может быть организован и отдельно.

Переплет бухгалтерских документов

Если подобные ситуации вас коснулись — данная статья должно помочь разобраться как пошагово сшивать документы. Сшивание является неотъемлемой частью процесса подготовки документов наравне с проверкой достоверности информации и соблюдением порядка заполнения.

Оплатить ответ Продолжить диалог ЕСЛИ КТО-ТО ПОЗВОНИЛ ОТ МОЕГО ИМЕНИ И ПРИГЛАСИЛ НА КОНСУЛЬТАЦИЮ, — ЭТО МОШЕННИКИ!

Существует масса правил по сшиванию документов. Не разрешено документацию скреплять степлером. Используется цыганская игла и толстые нитки. Можно предварительно делать отверстия дыроколом, а потом сшивать нитью.

Какие ГОСТы и нормативы нужно учитывать

Это один из самых простых вариантов. Для этого необходимо наметить три дырки. В среднем расстоянии между отверстиями должно быть не больше 3 см. Разметку страницы выполните линейкой.

Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год.

С помощью степлера можно работать с самыми разными материалами. Его используют для пробивания бумаги и установки люверсов на изделиях из нее: открытках, альбомах, блокнотах и других.

Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить. Прошивка документов при регистрации. Общие требования к прошивке документов на регистрацию ИПЕсли вы решили прошить документы. Сначала я хотела скрепить отчет степлером, пока. Правила прошивки документов, подаваемых на регистрацию юридического лица.

Основное требование сводится к удобству хранения и обеспечения сохранности документации, что достигается за счет скрепления нитками.

Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать?

Загибание скобы наружу применяется для временного скрепления листов, так чтобы скобу можно было легко вынуть, не повредив бумагу и пальцы.

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

• Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
• Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Как правильно сшивать документы

Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию. Инструкция:

• Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
• Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
• Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
• Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
• Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа

Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее. Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.

https://www.youtube.com/watch?v=bCDKmkK29CI

Она представляет собой активное взаимодействие человека с окружающим его материальным миром и характеризуется следующими чертами: целенаправленностью; предметно-чувственным характером; преобразованием действительности. Целенаправленность проявляется в создании человеком идеальных моделей, которые он стремятся воплотить в реальность.

Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации. Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в архивном хранении. Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Как правильно прошивать документы по ГОСТУ, фото, схемы и нормы

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 455-03-75. Это быстро и бесплатно!

Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.

Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную:

1. Первое — неправильная прошивка бумаг с большой степенью вероятности станет причиной отказа контролирующих органов принять документы. Здесь следует учитывать, что каждый такой отказ приведет к дополнительным потерям времени и материальным затратам. Но это не единственное следствие.
2. Второе – небрежное сшивание финансовых документов организации может открыть легкий путь для недобросовестных лиц к важным бумагам. Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать. А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды.

Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме.

Для чего сшивать документы нитками

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439.

Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами…

На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д. Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность. Чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами.

Что действительно важно:

Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях. На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов.

Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.

На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

Способы прошивки документов

Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее. Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.

Как сшивать документы

По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок. Кончики нити оставить торчать из-под наклейки.

Как сшивать документы правильно

Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.

Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать.

Как сшивать документы на фирме

Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол. Для больших объемов используют специальные устройства – скоросшивающие машины.

Как сшивать и заверять документы – мнение Минфина

Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички. Не понятно, как в этом случае оформить пакет. Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки.

https://www.youtube.com/watch?v=5xeWavxqqDg

Минфин «показания»

Как правильно скреплять документы степлером — Юрист Владислав Анохин

• 1 Как сшивать дело на уголок
• 2 Инструкция по сшиванию документов
• 3 С какой стороны скреплять документы степлером
• 4 Как правильно сшивать документы
• 5 Как правильно сшивать ниткой и нумеровать документы в делопроизводстве: правила ГОСТ. Как правильно прошить ниткой и пронумеровать документ, тетрадь учета, журнал, договор, папку с документами для налоговой, архива: образец
• 6 Степлер для люверсов
• 7 Как правильно сшивать договора в делопроизводстве
• 8 Как правильно скреплять документы степлером с разной ориентацией

Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию. Инструкция:

• Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
• Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
• Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
• Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
• Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа

Как прошить папку с 4 дырками: схема Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером? Об этом посмотрите видео.

Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

• Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
• Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
• Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

Как правильно прошивать и заверять документы

Четкого свода правил о том, как сшивать документы, не существует, однако есть нормативы, согласно которым, нужно подшивать все делопроизводственные бумаги в количестве больше одного листа.

Способы сшивания документов Подклеивание канцелярским клеем, скотчем, соединение с помощью скрепок или степлера полностью исключается.

Все важные бухгалтерские, кассовые, юридические и налоговые документы нужно прошивать нитками.

Внимание

Сшивание документов нитками можно осуществить вручную или используя специальное устройство. Практикуется переплет документов или же их брошюровка. Где можно сшить документы? Если вы не уверены, что справитесь со всеми требованиями самостоятельно, имеет смысл поручить сшивание документов профессионалам.

Вы можете обратиться в ближайший архив или типографию – как правило, у них есть сотрудники, оказывающие подобные услуги качественно и недорого.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Ставим печать и подпись. Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.

Как сшивать документы правильно (видео) Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов: Прошивка большого объема документов Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки.

https://www.youtube.com/watch?v=mXDdsbRVkJ0

Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.

Как правильно прошивать документы на уголок

Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза. 2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.
3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие. 4.

После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку. 5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее.

Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см. Лист наклеивается на узел и часть ниток.

Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо. 8.

Инструкция по сшиванию документов

Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;

• допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки.

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

Подлежат прошивке следующие виды документации:

• приказы (как общие, так и личные);
• штатное расписание;
• отчеты (например, авансовый отчет);
• счет-фактуры;
• акты выполненных работ;
• кассовая книга;
• ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

— как сшивать дела перед сдачей в архив: Нормативные акты Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

kak-sshivat-delo-na-ugolok/

Способы сшивания документов

Подклеивание канцелярским клеем, скотчем, соединение с помощью скрепок или степлера полностью исключается. Все важные бухгалтерские, кассовые, юридические и налоговые документы нужно прошивать нитками. Сшивание документов нитками можно осуществить вручную или используя специальное устройство.

Практикуется переплет документов или же их брошюровка.

Где можно сшить документы?

Если вы не уверены, что справитесь со всеми требованиями самостоятельно, имеет смысл поручить сшивание документов профессионалам.

Вы можете обратиться в ближайший архив или типографию – как правило, у них есть сотрудники, оказывающие подобные услуги качественно и недорого. Или же в частную специализированную фирму, занимающуюся аналогичной деятельностью. Вам придется заплатить за работу специалиста, зато все будет сделано аккуратно, быстро и по правилам.

Пошаговая инструкция по закрытию ИП.

Решили открыть кафе, но не знаете, какие для этого нужны документы? Полный перечень необходимой документации здесь!

Как правильно сшивать документы нитками?

Если вы все же решили заняться прошивкой документов самостоятельно, вам нужно приготовить:

• собственно документы;
• суровые нитки черного цвета или банковский шпагат;
• иголку;
• дырокол;
• лист папиросной бумаги размером примерно 4 на 6 см, который вы приклеите к готовой подшитой книге документов, чтобы написать на нем все необходимые данные;
• канцелярский клей;
• если требуется – печать.

Итак, как правильно прошить документы нитками?

1. Сначала подготовьте документы. Сложите все листы в ровную стопку и сделайте по вертикали два или три отверстия, строго симметрично. Самым надежным считается сшивание особо важных документов через пять отверстий.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Расстояние между отверстиями должно равняться в идеале 3 см. Если у вас всего 2-3 листа, делайте их толстой иглой, но аккуратнее — дыроколом. Для толстой стопки бумаг используйте шило или, на крайний случай, молоток и гвозди.

Теперь разложите все документы по порядку и пронумеруйте их.

2. Сшейте документы нитками или шпагатом. Иногда используют тонкую ленту для сшивания документов, но надежнее, чтобы не переделывать, взять все же суровые нитки. Прошивать документы нужно дважды, концы нити вывести на изнаночную сторону и связать крепким узлом. Узел и оставшиеся хвостики должны быть такими, чтобы на них можно было наклеить листочек с подписью и печатями.

3. Заверьте подшитые документы. Для этого нужно создать в MS Word таблицу, заполнить ее, распечатать, вырезать и наклеить на обратную сторону сшитой папки бумаг в месте фиксирования ниток. Образец примерно следующий:

Прошито, пронумеровано, скреплено подписью
и печатью ___ (_______________________) лист___

Генеральный директор
ЗАО «ЗАО»

___________________________________ И.А. Петров

Не забудьте, бумага должна быть папиросной, чтобы отчетливо просвечивался узелок. Концы нитей должны остаться свободными – это очень важно. Клей допустимо использовать только канцелярский. После полного его высыхания ставится печать и подпись уполномоченного лица.

Обратите внимание: ни печать, ни подпись не могут выходить за края листа папиросной бумаги, иначе заверение не будет считаться действительным.

В завершение подпись и печать заливаются клеем, но требуют это не всегда — в зависимости от важности документов. Уточняйте этот вопрос.

Таким способом можно сшить стопку документов толщиной до 10 см.

Правила сшивания документов

Как и было сказано выше, четких правил по сшиванию делопроизводственных, нотариальных и прочих бумаг не существует, как и специально обученных этому людей.

Важно знать не только, как правильно это делать, но и когда нужно прошивать документы. Если вам нужно сдать в архив или подать в суд копии важных документов, а не оригиналы, обязательно уточните, как именно они должны быть заверены.

Иногда заверения на общей подшитой книге недостаточно, нужно заверять каждую копию отдельно.

Всегда предварительно выясняйте, чего именно от вас требуют, чтобы не тратить время, усилия и деньги напрасно.

Как сшить документы на уголок?

Некоторые документы – например, кассовые – можно сшивать через левый угол. Все этапы работы примерно такие же, как и при стандартной шнуровке документов.

Сшивание документов нитками: как правильно пронумеровать для налоговой, образец

Выражение «шить дело» появилось в ХХ веке и широко применялось в криминальной среде, сейчас оно звучит реже. А означает – заведение уголовного дела, и связано оно действительно с процессом скрепления и подшивания большого количества бумаг в одну папку.

Тема этой статьи далека от криминала. Хотя в нынешнее время массовой компьютеризации все увеличивается электронный документооборот, бумажные документы по-прежнему не теряют своей важности.

Люди, работающие в различных бюджетных организациях, офисах, где немалый оборот различных бумаг, знают не понаслышке, что есть такой порядок в делопроизводстве, как прошивание документов.

Как «сшить дело» или как правильно сшивать документы – это будет рассмотрено ниже.

Какие документы нужно сшивать и зачем

В делопроизводстве существуют свои требования к обороту и сохранности бумаг. Если документ состоит из двух и более страниц, то, возможно, придется их сшивать. Эта необходимость вызвана тем, чтобы ни один из листков случайно не потерялся или его нечаянно, а, может быть, умышленно, не подменили.

https://www.youtube.com/watch?v=wzz5pYjQbCM

Не каждый знает, что это за инструмент – станок для прошивки документов

Также прошивать надлежит те дела, которые будут сдаваться в архив.

Обычно скреплять бумаги нужно, когда дело окончено, но некоторые надо скреплять до того, как начали ими пользоваться, например, журналы учета и регистрации.

Строгих установленных правил для этой процедуры нет. Рекомендации по этому вопросу можно найти в Приказе Росархива от 23.12.2009 N 76. И хотя они касаются разработки инструкций по деловодству в федеральных органах исполнительной власти, ими вполне могут воспользоваться и другие организации. Также существуют отраслевые инструкции, которые могут давать свои рекомендации.

На заметку! Документы зачастую проходят прошивку из-за большого потока документации, чтобы не запутаться в деловых бумагах.

Сшивают документы повышенной важности, такие как:

• бухгалтерские;
• банковские;
• кадровые (приказы и штатное расписание);
• входящая и исходящая корреспонденция;
• протоколы;
• направляемые в органы контроля на проверку (налоговая, ПФР);
• научные работы;
• дипломы;
• диссертации;
• документы для передачи в архив;
• копии документов и переводы, заверяемые нотариусом.

Перечень приблизительный, могут подлежать прошивке и другие документы.

С 2013 года нет обязательных требований к необходимости подшивки документов для регистрации ИП и юрлиц.

Сшивка документов: приблизительный порядок

СортировкаРовно разложить бумаги в стопки с количеством листов не больше 250, толщина которых до 4 см.При складывании желательно соблюдать хронологию и нумерацию документов.Вытянуть листы из файлов.

Снять булавки и скрепки из бумаг.

Нумерация	На лицевой стороне листов дела в правом верхнем углу проставляется черным или простым карандашом номер страницы арабской цифрой, начиная с первого, при этом номер ставится, не задевая текста документа.
Составление описи	Для дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) с целью быстрого нахождения документов и их учета необходимо составить опись.
Подготовка	1. Подложить опись в начало дела или же приклеить к обложке. 2. Подготовить все материалы для сшивки: картон, нитки, клей, шило.
Обложка	Оформить обложку, приклеив к ней титульный лист с необходимой информацией или заполнив от руки.
Пробивание отверстий	Отверстия можно сделать шилом или дыроколом, от левого края нужно отступить 1,5…2 см, расстояния между дырками предусмотреть около 3 см, придерживаться строгой вертикали.
Прошивание	1. Дела длительного хранения следует прошивать вместе с обложкой.2. Прошивка обычных бумаг начинается с листа, последующего за переплетом. 3. Прошивка делается два раза.
Завершительная подпись	На обратной стороне подшивки – обложки, последнего листа или же чистого листа делается наклейка, которая препятствует изыманию листов. Для этого она садится на клей, и на нее проставляется печать организации таким образом, что заходит частично и на наклейку, и на листок бумаги. На наклейке пишется: «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Затем нужно поставить подпись и расшифровать ее, обычно руководителя или того, кто подготовил подшивку.

Подшивка документов: способы

Как прошить документы нитками

Прошить дела можно такими способами:

• нитками;
• степлером;
• специальным оборудованием.

Самым надежным способом считается подшивание нитками.

Как сшить документы степлером

Этот способ довольно часто используется ныне в связи с его простотой.

Складываются по порядку и нумеруются листы, как обычно – в правом верхнем углу, начиная с титулки.

На титульный лист необходимо положить листик, как показано на фото, и скрепить его с помощью степлера в двух местах. Листик берется прямоугольный, любого цвета.

https://www.youtube.com/watch?v=zCFrVoKKAbc

Прикрепление листа к документу при сшивке документов степлером

Отворачивается лист на обратную сторону по линии скоб. Листочек приклеивается сзади подшивки и на нем делается заверительная надпись.

Как сшивать документы нитками

Единых правил, как правильно сшивать документы нитками по ГОСТ, не существует.

Можно воспользоваться дыроколом или канцелярским шилом. Главное, что требуется – все дырки должны быть одинаковыми и иметь аккуратный вид. Если нужно сшить несколько страниц, достаточно будет воспользоваться иглой.

Определенных требований к нитям также нет. Это может быть жгут, толстая нить или обычная нить, сложенная в несколько раз. Главное – аккуратность и прочность.

Прошивка документов (образец) с применением степлера

На поле листа без текста, которое обычно 2,5 или 3 см, примерно по его середине делаются отверстия иголкой или дыроколом в количестве от двух до пяти, расстояния между дырками должны быть равными. Если это целое толстое дело, тогда нужно воспользоваться станком для прошивания, шуруповертом или дрелью.

Затем слева на листе, на расстоянии где-то посередине поля без текста, т. е. рамки делаются отверстия иголкой в количестве трех-пяти штук. Проколы должны быть расположены симметрично на расстоянии 3 см и строго вертикально.

Обратите внимание! Для сшива всегда используется левый край документов. 

В иглу вставляется нить длиной 40 см. При соблюдении порядка действий ее достаточно будет на 2 прогона. Это хорошо для того, чтобы нити не порвались.

Как именно прошиваются документы, поэтапный порядок (для трех отверстий):

1. Начинать нужно с обратной стороны, со среднего отверстия.
2. Оставляется конец нити не менее 10 см для последующего связывания.
3. Игла продевается и выводится налицо, далее вставляется в верхнее отверстие.
4. На обратной стороне нить проводится к нижнему отверстию.
5. Прокалывается, нитка выводится налицо.
6. Опять возвращается игла в средний проем.
7. Все действия повторяются еще раз.
8. С обратной стороны связываются нити на два узла.
9. Наклеивается листок для заверительной надписи (обычно квадрат со стороной 5 см) с соблюдением правила, что концы нитей должны выступать за границы наклейки.
10. Делается надпись и заверяется печатью таким образом, что печать попадает на края наклейки, дату и подпись.

    Как сшить дело в четыре отверстия – пошаговая схема

Сегодня можно приобрести уже наклейки-заготовки. В текст нужно будет только вставить количество листов, должность, Ф. И. О. и дату.

Как правильно нумеровать листы

Нумерацию нужно делать простым карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами. Не рекомендуется для этих целей ручки, цветные карандаши или фломастеры.

Нумероваться будут не страницы, как в книге, а листы.

Лист формата А3 нужно подшить за левый край и сложить, и пронумеровать его, как один. Если он подшит за середину, то это будет считаться как 2 листа.

На фотографии, картинки, схемы и карты ставится номер на обратной стороне в верхнем левом углу. Конверты следует нумеровать в первую очередь, при этом содержимое их вынимается и нумеруется отдельно.

Обратите внимание! Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.

Как подшивать документы для налоговой

Как сшить документы для налоговой по требованию

Налоговые органы могут запросить на проверку финансовую документацию организации.

Если она предоставляется в бумажном виде, то листы следует пронумеровать и прошить.

Копии можно подшить в пачки по 150 страниц и не более.

Наиболее часто документы для налоговой подшиваются на три отверстия.

Сшивать бумаги лучше не очень плотно, чтобы их легко было открыть, видно было даты и визы, предоставлялась возможность сделать с них копии.

Желательно при наклейке надписи использовать папиросную бумагу и канцелярский клей.

Заверение документов для налоговой

Помимо того, что нужно знать, как прошиваются документы для налоговой, важным также является заверение бумаг для этой организации.

https://www.youtube.com/watch?v=owOv0U5QWQU

Согласно новому ГОСТу, с 01.07.2021 отметка о заверении дополнилась надписью о том, где хранится оригинал документа.

Итак, под подписью на документе пишется:

• слово «Верно»;
• должность работника, который заверяет;
• его подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• дата заверения копии (выписки из документа).

Пример: Верно Главный бухгалтер Подпись А. И. Иванова Дата.

Использовать факсимиле вместо подписи не разрешается, можно попасть под штрафные санкции.

Под этой надписью: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год» и заверяется печатью организации.

Если у документа много страниц, то можно заверить каждую страницу по отдельности, а можно весь прошитый документ.

Обратите внимание! Для отметки о заверении можно использовать штамп.

Пакет бумаг направляется в инспекцию вместе с сопроводительным письмом.

Подшивка документов в архив

Как заверить документы для налоговой по требованию

Сдача документов в архив предполагает их полное и частичное оформление. Полное – для дел, которые хранятся постоянно и временно (более 10 лет). Частичное – для дел временного хранения (до 10 лет включительно).

Если речь идет о документах, которые будут передаваться в архив, то обязательно нужно сделать обложку для дела. Обычно ее делают из папки «Дело» или из картона. Дела, которые передаются на хранение в государственный архив, должны обкладываться в бескислотный картон.

Полное оформление дела предполагает, помимо стандартных правил, соблюдение Приказа Росархива, а именно:

• оформление обложки по установленной форме;
• составление листа-заверителя по форме;
• внутренней описи документов по форме.

Все бланки форм можно найти в приказе.

На обложке будет указано: название организации, структурное подразделение, номер дела согласно с номенклатурой дел, название дела, дата его заведения и окончания, количество листов в деле, срок хранения дела.

Для документов с частичным оформлением можно не делать:

• нумерацию листов;
• складывание листов по порядку;
• прошивать нитками, а хранить в папке-скоросшивателе.

🎬 Видео