Чем отличается клише от факсимиле

Чаще всего этот способ заверения документов выбирают крупные компании в том случае, если объем документооборота слишком велик или отсутствует физическая возможность проставлять печать и подпись собственноручно. Обычный человек может столкнуться с ним при оформлении банковских и страховых договоров, а также в сделках купли-продажи.

В большинстве случаев использование факсимильных оттиска печати и подписи в документах законно, однако есть нюансы. Именно их незнание и заставляет обывателя сомневаться в подлинности договоров с факсимиле.

Общие правила закреплены в ГК РФ и подкрепляются судебной практикой. Однако не всегда можно быть уверенным на 100%, что электронные оттиски используются правильно.

Если у вас есть сомнения, лучше проконсультироваться с грамотным юристом, чтобы не потерять время и деньги.

Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно:
оформи заявку и система подберет подходящие компании!

По этой услуге подключено 125 компаний

Начать подбор в несколько кликов >

Что такое факсимиле

Единого понятия «факсимиле» не существует. Право использования этого способа заверения документов закреплено в ст. 160 ГК РФ. Однако в ней лишь говорится о том, что в ряде случаев ставить факсимиле можно, и не более того. Согласно данной статье, воспроизводиться такой вид оттиска может механическим или иным способом копирования.

Оттиск, проставляемый с помощью факсимиле, может содержать не только печать организации, но и подпись ее руководителя.

Исходя из этого, а также из практики использования, можно определить, что факсимиле — это оттиск, проставляемый с помощью специального клише. При этом оно может иметь механическое исполнение — быть в виде специально подготовленного штампа.

Сегодня более распространено электронное клише, которое не требует его проставления вручную: документы готовятся на компьютере и распечатываются уже с факсимиле.

Факсимиле облегчает руководителю заверение документов. Проработать большое количество бумаг, имея такой оттиск, легче и быстрее. К тому же, ответственный сотрудник может использовать факсимиле, чтобы заверять документы в отсутствие руководителя — например, на время болезни, командировки или отпуска.

Где можно и где нельзя использовать факсимиле

ГК РФ лишь подразумевает возможность использования оттиска в документах, ссылаясь при этом на положения, закрепленные в иных правовых актах. Главным из них является Арбитражный процессуальный кодекс РФ. В нем, в ст. 75, введен порядок использования факсимильной подписи при электронном документообороте, в том числе если он ведется через интернет.

АПК определяет следующие случаи, в которых использование клише разрешено:

• подготовка грамот, поощрительных листов;
• оформление страховых полисов, в том числе ОМС;
• заверение патентов и прочих форм подтверждения интеллектуальной собственности;
• подготовка извещений и уведомлений;
• подведение итогов ЕГЭ;
• оформление договоров и дополнений к ним.

Помимо АПК, факсимиле упоминается в иных актах. Письмо Минфина России устанавливает нормы ведения финансовых и налоговых дел. Согласно этим нормам, первичные документы, подтверждающие расчеты и вычеты, не могут быть подготовлены на бумаге и заверены с помощью оттиска.

Письмо ФНС РФ также запрещает использование клише для оформления доверенностей в связи с тем, что зачастую данный документ связан с проведением финансовых операций. Здесь же прописан запрет на использование этого инструмента заверения для платежных и иных документов, имеющих финансовые последствия.

Клише также запрещено ставить на нормативно-правовых документах. Например, на федеральных законах, законодательных актах и актах правового характера. Неприемлемо использование такого способа заверения и в нотариальных делах.

Использование факсимиле в разных аспектах деятельности

Печать дает документам, на которые она ставится, юридическую силу. Она содержит наименование компании, ее ИНН и ОГРН. Факсимиле имеет схожие свойства. Но применять его можно не во всех случаях.

Гражданско-правовые сделки

Это, пожалуй, самая распространенная сфера применения клише печати и подписи. Закон позволяет использовать его для подтверждения договоров. Однако при оформлении документа требуется соблюсти важное условие. Стороны должны прийти к соглашению по этому вопросу и оформить его официально на бумаге.

https://www.youtube.com/watch?v=KV7I6ZDfAU4

Если при оформлении основного договора не использовалось клише и он не содержит информацию о согласии на такое использование в дальнейшем, все дополнительные соглашения, подготовленные к нему и заверенные оттиском, будут признаны в суде незаключенными.

Сделать это можно двумя способами. Во-первых, прописать условия соглашения непосредственно в договоре. Этот вариант предпочтителен, потому как в таком случае вероятность последующих споров минимальна.

Второй способ — оформить соглашение отдельным документом. В нем, помимо информации о согласии на использование клише, прописывается, кто и для заверения каких документов может его использовать. В приложении должна быть карточка с образцами подписей этих лиц.

Как мы уже отмечали выше, первичная документация оттиском заверяться не может. Это относится к любым приходно-расходным ордерам, кассовым бумагам. Товарные накладные и счета-фактуры могут подтверждаться с помощью клише по соглашению сторон. Однако это может привести к проблемам с пересчетом и вычетами налогов.

Для актов приема-передачи законодательство не устанавливает унифицированной формы. Поэтому эта бумага может быть составлена любым способом. Использование оттиска, в том числе электронного типа воспроизведения, при этом не запрещается.

Трудовые отношения

С одной стороны, трудовой и гражданский кодексы регулируют совершенно разные виды правоотношений и не пересекаются между собой. Поэтому возможность использования оттиска, закрепленная в ГК РФ, на трудовые отношения не распространяется.

С другой стороны, ТК РФ не содержит ни понятия, ни правомерности заверения документов с помощью клише. Поэтому невозможно как однозначно запрещать, так и однозначно подтверждать возможность использования такого заверения.

Исходя из этого, работодатель может использовать в своем документообороте оттиск вместо печати, поставленной вручную. Но с условием подробного закрепления данной процедуры во внутренних актах организации, в том числе с перечнем лиц и видов заверяемых бумаг. При этом стоит помнить, что при судебных спорах правомерность использования оттиска на трудовых документах может быть оспорена.

Как использовать факсимиле правильно

В целом, использование клише в организации может нести определенные правовые риски для нее. Дополнительную опасность несет подделка или неаккуратное использование такого вида заверения.

Чтобы минимизировать риски, важно правильно оформить использование факсимиле в компании. В первую очередь должен быть издан приказ о его внедрении. Приказом должен быть четко ограничен круг лиц, имеющих доступ к клише. Также вводится перечень мероприятий и мер, направленных на обеспечении сохранности этого аналога печати.

К таким мерам относятся:

1. Назначение ответственного лица. В его должностную инструкцию добавляют ответственность за должное хранение и корректное использование инструмента заверения.
2. Прописание подробной инструкции по работе с клише.
3. Определение перечня бумаг, которые могут быть подготовлены с использованием оттиска.
4. Введение регулярных проверок с комиссией.

Эти меры частично помогут в случае подтверждения подлинности документов путем использования клише. Однако перед тем как принять окончательное решение по использованию оттиска, стоит хорошенько все взвесить. Законодательство не всегда дает четкие формулировки, а судебная практика в этом вопросе довольно противоречива.

Письменная форма сделки

Письменные доказательства

Видео:Галилео. Штампы 🎱 StampsСкачать

Факсимиле на автоматической оснастке

Краткое резюме
.

Таким образом, факсимиле – это полезное изобретение человечества. Благодаря ему стало возможным распространение информации среди широкого круга людей, восстановление древних рукописей и рисунков.

Факсимильная печать упрощает работу занятым лицам: бизнесменам, руководителям госпредприятий и чиновникам. Однако перед её использованием желательно ознакомиться с законодательными ограничениями, чтобы в будущем не возникло проблем с налоговой и судом.

Качество оригинала

Для наиболее качественной прорисовки в графических программах необходимо иметь качественный исходный материал. Вот несколько советов по его получению:

• возьмите черную гелевую ручку с диаметром шарика 0,2-0,3 мм. В крайнем случае допустим диаметр шарика 0,5 мм, но качество оттиска готового изделия может пострадать.
• на чистом белом гладком листе бумаги несколько раз распишитесь. Не торопитесь, не пишите размашисто, старайтесь, чтобы линия росписи не прерывалась в ненужных местах, как иногда бывает при спешке и размашистости.
• если у вас нет сканера, то не сминая листа доставьте его в штемпельную мастерскую, где с него сделают скан-копию.
• если сканер в наличии имеется, то сканируйте лист самостоятельно. На сканере нужно выставить такие параметры:
  1. Полноцветная копия
  2. Разрешение 300 dpi
  3. Формат выходного файла — tif (tiff), на крайний случай png, jpg с максимальным качеством, т. е. без сжатия
  4. масштаб сканирования 1:1
• пришлите или принесите полученный файл в мастерскую, где из него изготовят клише вашей росписи.

Другие правовые акты

Среди других нормативных актов, которые регламентируют использование факсимиле, можно выделить приказ МВД № 130.

Этим документом утверждена инструкция, которая допускает использование факсимильной копии подписи руководителей, а также их заместителей.

Однако, согласно данной инструкции, таким способом могут подписываться только те документы, которые не влекут материальной ответственности.

https://www.youtube.com/watch?v=qwmOY3Vdnhk

Упоминание о факсимиле есть и в для судебных приставов. В этом документе, к сожалению, тоже ничего не говорится о факсимиле — что это такое и когда оно применяется.

Но здесь есть положения, в которых указано, что использовать факсимильный штамп подписи руководителя можно на приветственных, поздравительных письмах, а также на иных документах, в случаях, если текст должен направляться на более чем на 4 адреса.

Правда, для писем директивного характера такой штамп использовать запрещено.

Мнение судей

Суды тоже подчеркивают, что каких-либо норм, которые бы позволяли ставить факсимиле автографа как налогоплательщикам, так и должностным лицам налоговых инспекций, не существует на сегодняшний день.

Исходя из этого, суды также запрещают использовать факсимиле для счетов-фактур.

В то же время некоторые все же придерживаются мнения о том, что вычет налогов на добавленную стоимость, который подается в виде счета-фактуры, все же можно подписать с помощью факсимиле.

Как показывает практика, многие суды в своих решениях указывают на то, что использование факсимильной подписи вполне допустимо.

Несмотря на утверждение налоговиков о том, что на счетах-фактурах использование копии подписей руководителей и директоров представляет собой нарушение налогового законодательства, многие служители Фемиды придерживаются иного мнения.

Они считают, что прямого запрета на использование факсимиле на счетах-фактурах в Налоговом кодексе не содержится.

Где требуется

Современные руководители крупных организаций и предприятий ценят каждый момент своего времени, поэтому часто перекладывают разборку писем, актов и ряда других документов на своих ответственных сотрудников. На подобных бумагах должна стоять только подпись высшего начальства, поэтому в таких случаях часто ставят факсимиле.

С помощью факсимильного штампа «подписывают» различные делопроизводственные документы, подписание которых не может повлечь за собой материальных последствий:

• Данных, передающихся внутри компании,
• Документов «второго порядка» (копий),
• Справок,
• Пропусков и т.п.

Также возможно ставить факсимиле на товарных накладных, актах, договорах и счетах, если они не налагают ответственности за слишком крупные денежные суммы. В любом случае копийная подпись должна быть разрешена законом и подтверждена соответствующими положениями и договорённостями.

ЗНАЙТЕ! Факсимильную подпись могут посчитать недействительной, так как она, в отличие от подлинной подписи, не выражает личной воли лица, которому принадлежит.

Где нельзя использовать факсимиле

Штамп, копирующий личную подпись, не ставится:

1. На кадровых документах, утверждающих приём на работу, переводы на другую должность, увольнения и т.п.,
2. Аналогично нельзя ставить факсимиле на приказах и постановлениях как по учреждению, так и по личному составу, так как они выражают личную волю руководителя,
3. На платежных, вексельных документах и при работе с иностранной валютой,
4. На отчетностях, которые сдаются в налоговые органы.

ВНИМАНИЕ! Установка факсимиле на товарных накладных, счетах-фактурах, актах оказания услуг может вызвать доначисление налога на вашу прибыль либо отказ налогового органа выплачивать вычет НДС по совершенной сделке.

Необходимость, преимущества и использование

Существует несколько факторов необходимости использования факсимиле в организациях:

• отсутствие руководства либо высокая загруженность;
• большое количество ежедневных документов, которые нужно подписать.

Основным преимуществом использования факсимиле является ускорение процесса документооборота на предприятии. Большие объемы или частое отсутствие руководителя, или его заместителей на месте значительно осложняет работу при подписании документов в компании.

https://www.youtube.com/watch?v=52lJ06QoZyc

Изготавливается данный вид подписи в тех же компания, где печати и штампы. Специалисты рекомендуют заказывать факсимиле на автоматической оснастке, чтобы подпись не получилась размазанной.

Решение Высшего суда

Высший суд принял решение в отношении спора, касающегося факсимиле, согласно которому счета-фактуры не могут быть подписаны данным видам подписи. В этом случае заключенное дополнительное соглашение сторонами не будет основанием законности о возможности применения факсимиле.

Решение о законности использования факсимильной подписи в налоговых декларациях также было четко обозначено Высшим судом.

Суд определил, что использование факсимиле в налоговых органах полностью исключается, следовательно, даже изготовление таких подписей сотрудниками не имеет смысла.

Бухгалтерский и налоговый учеты

Вопрос относительно использования подписи факсимиле в документации бухгалтерского и налогового учета остается открытым на протяжении не одного года, что связано с тем, что в законе о бухгалтерском учете и налоговом кодексе не указана позиция относительно факсимиле.

Невозможность использовать факсимиле в бухгалтерском учете вытекает из обратных норм, так как на первичных документах необходимо личная подпись директора (иных ответственных лиц). Факсимиле нельзя использовать при подписании документов, которые влекут за собой финансовые последствия (доверенности, платежные поручения и иные документы). Такая позиция поддерживается в судах.

К примеру, суд ссылался на то, что акт приема-передачи выполненных работ не может быть подписан данным видом подписи, а, следовательно, такой документ не может рассматриваться в качестве доказательства при вынесении решения по исковому заявлению.

Нужно или нет?

В том случае, если руководитель организации сомневается в том, что ему нужно факсимиле в качестве аналога подписи, не стоит торопиться и заказывать данный штамп. Тем более, если в организации не так много бумаг и начальник постоянно находится на месте и может в любой момент лично подписать служебный документ.

При наличии оттиска подписи руководителя, данным штампом могут воспользоваться подчиненные в своих личных целях. Это также необходимо учитывать.

На первичной бухгалтерской документации

Что такое факсимиле? Хотелось бы еще раз вернуться к данному вопросу. Факсимиле называют оттиск подписи руководителя, который представляет собой небольшой штамп прямоугольной формы.

Его использование при оформлении первичной бухгалтерской документации запрещено законом. Потому что данные документы должны быть подписаны лично руководителем фирмы или главным бухгалтером.

В противном случае, у налоговой службы могут возникнуть обоснованные претензии к налогоплательщику. Это нужно учитывать.

Видео:Факсимиле и когда его можно использоватьСкачать

Чем отличается клише от факсимиле

Стоит также помнить, что гражданское законодательство не касается имущественных отношений, основанных на властном или административном подчинении, в том числе финансовом и налоговом. Это говорит о том, что изготовление печатей факсимиле бессмысленно для работы с налоговой отчётностью, финансовыми документами, заявлениями в государственные инстанции.

Спорным в использовании факсимиле может оказаться оформление счетов-фактур. Как показывает арбитражная практика, неправомочной такая подпись будет признана в том случае, если предприятие, выписывающее счёт, окажется замешенным в каких-то противозаконных махинациях. В целом этот вопрос остается на усмотрение руководства.

В настоящее время в учреждениях с большим бумажным документооборотом (накладные, счета, счета-фактуры ) все большую популярность получает применение факсимиле подписи лица, ответственного за подписание всех этих документов (факсимиле подписи – это штамп с изображением подписи конкретного лица).

Использование факсимиле возможно, только если это прямо предусмотрено в нормативном акте. Так, например, нельзя использовать факсимиле при выдаче доверенности. Согласно п. 1 ст.

185 ГК РФ доверенностью признаётся письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Данную точку зрения подтверждает и арбитражная практика (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 по делу № А11-1742/2003-К1-10/164).

Отличие печати от штампа

Различия между этими понятиями существуют, несмотря на схожесть понятий. Штампы и печати – это особый вид инструментов, предназначенных для оттисков на бумажных документах.

Они обычно содержат информацию в виде текста об учреждении. По желанию заказчика в них добавляют изображения эмблем или логотипов компании.

Так, государственные организации могут иметь в клише печатей или штампов изображение герба нашей страны.

https://www.youtube.com/watch?v=WUObs0mSSQY

Изготавливают штампы в большинстве случаев треугольной или прямоугольной формы. Но бывают и исключения в виде вычурных форм. Штампы треугольной формы проставляются на внутренних документах и на справках. Реквизиты компании содержатся в штампах прямоугольной формы.

Факсимиле – удобный инструмент ведения бизнеса

Защищаемся от «внутренних» злоупотреблений Еще одним «узким местом» является честность сотрудников. Даже если оставить в стороне возможность сговора остается есть проблема недостаточной квалификации. В определенных обстоятельствах это может нанести организации серьезный ущерб.

Как его избежать? Только установив и четко зафиксировав регламент использования факсимиле. Для этого в организации издается локальный нормативный акты (Положение «Об использовании факсимиле»).

В нем четко определяем перечень документов, на которые разрешено ставить оттиск, случаи, когда факсимиле может использоваться и ответственное лицо. Обычно, факсимиле используют при краткосрочных командировках или болезни руководителя. Можно предусмотреть, что факсимиле ставится только с согласия руководителя.

Такое согласие может быть дано по телефону или электронной почте. Ответственным лицом обычно назначается один из топ-менеджеров организации, чаще всего, финансовый директор или главный бухгалтер.

Наличие подобного локального нормативного акта дает возможность применить к нарушителям установленного порядка меры дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения с работы. В случае, если нарушения использование порядка факсимиле привело к прямому действительному ущербу для юридического лица, работник может быть привлечен и к материальной ответственности.

Читать еще —>  Перевести кв м в сот

Риски Использование факсимиле в отношениях сторон не только дает возможность оперативного реагирования на ситуацию, но имеет и определенные отрицательные моменты. Проявляются они, как правило, при спорах и оказываются следствием различий в природе собственноручной подписи и ее оттиска.

Чем печать отличается от штампа: принципиальные особенности штемпельной продукции

1. Угловой, или адресный. Он содержит основные реквизиты предприятия и применяется в случае отсутствия фирменного бланка.
2. Неотложный. Наиболее популярные из них – «Оплачено», «Получено», «Погашено».
3. Штамп ограничения свободного доступа.
4. Регистрационный (для входящих документов).
5. Маркировочный.
6. Датер.

7. Нумератор.
8. Экслибрис.
9. Прочие («Копия верна», «Снят с учета» и другие).
10. Факсимиле.

1. Обязательность. Согласно российским законам печать непременно должна присутствовать на каждом официальном документе. В то же время штамп применяется исключительно по желанию данного юридического лица.
2. Правила нанесения.

   Печать всегда располагается внизу листа поверх индивидуальной подписи ответственного лица. Штамп, как правило, находится в верхней части бланка.

3. Достаточность. Информация, размещенная на печати, содержит в себе все необходимые для нее данные. В отличие от этого, штамп иногда подразумевает определенные дополнения, которые обычно наносятся вручную.

Чем отличается печать от штампа

Несмотря на то, что слово «штамп» в переводе и обозначает печать, в современном делопроизводстве они имеют абсолютно разное назначение и даже форму. Печать, которая имеет круглую форму, содержит название организации, а также ее реквизиты.

Штамп может быть прямоугольным, треугольным и даже квадратным. Он создан для облегчения труда делопроизводителей. Самые популярные штамп ы – «согласен» и «утверждаю».

Также на штампе может проставляться дата (в таком случае ее можно менять), адрес и другая необходимая информация.

• Обязательность. Предприятие обязано иметь печать, наличие штампов диктуется желанием и необходимостью
• Достаточность. На печати не дописывается никакой информации, на штампе – возможно дописывать от руки
• Юридическая сила. Только печать может удостоверять подлинность документа
• Регламент нанесения. Штамп с реквизитами ставится в верхнем левом углу, остальные — сообразуясь с удобством. Печать – рядом или поверх подписи.

Что можно, а — что нельзя подписывать факсимиле

Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторо н п. 2 ст. 160 ГК РФ . Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.

https://www.youtube.com/watch?v=jCFd8VJr5J4

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании.

Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом.

Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Чем отличается штамп от печати

В современном бюрократическом мире без наличия определённого документа, необходимого в конкретной ситуации, люди чувствуют себя некомфортно. В этом контексте, конечно же, нельзя не упомянуть такую важную процедуру как изготовление штампов и печатей, ведь эти элементы часто становятся неотъемлемыми составляющими документов. Чем же они отличаются?

Штамп — это специальный инструмент, который предназначается для перенесения оттиска на поверхность бумаги. Он может быть любой формы. Сегодня под штампом понимают такой носитель данных, который применяется как средство оптимизации процесса документооборота.

Видео:О терминологии: ПЕЧАТИ, ШТАМПЫ, КЛИШЕ, ОСНАСТКИ, ФАКСИМИЛЕ и тд.Скачать

Печать, штамп, факсимиле — разбираемся в терминах

Наша жизнь уже давно немыслима без бюрократических условностей, от которых порой кружится голова. Сейчас каждый документ имеет определенный статус, который подтверждается печатью или штампом.

При этом одна неверно оформленная бумага, поставленная не в том месте печать может обесценить в момент многочасовую работу.

Чтобы не допускать ошибок, важно понимать разницу между инструментами, обеспечивающих силу документа.

Давайте разберемся, в чем отличие печати от штампа и когда уместно ставить факсимиле.

Печати, штампы, факсимиле — разбираем термины

Чем отличаются штамп и печать

Исторически, устройство, наносящее определенное изображение называли и печатью, и штампом. Изображение, или оттиск, наносилось при помощи клише, смоченного штемпельной краской. Сейчас же между штампами и печатями проводят смысловую границу: штамп несет исключительно информативную функцию, печать же закрепляет правовой статус бумаги.

Печать — особенности и применение

Печать находится под особым контролем государства. До апреля 2015 года печать была обязательным атрибутом любого организационного документа компании: соглашения с контрагентом, бухгалтерских отчетах и в трудовых книжках.

Сегодня же это правило остается лишь для компаний, которые имеют печати по своему уставу, так как наличие печати у компании стало правом, а не обязанностью.

Однако есть случаи, когда ФЗ всё-таки обязывает иметь именно печать на документе.

Юридическая сила. Если в уставе организации оговаривается использование печати, тогда именно она, помимо подписей ответственных лиц, позволяет вступать документам в силу и быть признанными государством.

Внешний вид. Форма и содержание печати строго регламентированы. Печать должна иметь круглое клише, содержать юридический адрес и название организации на русском языке.

Порядок нанесения. Оттиск печати должен быть расположен внизу листа, поверх индивидуальной подписи.

Пример печати

Особенности штампа

Штамп используется как правило для маркировки документов: «важно», «секретно», «отдел кадров» и так далее. Тем не менее, так как его форма и функции не оговариваются в российских законах, он может нести в себе любую информацию.

Юридическая сила. Как правило, штамп её не имеет. Исключением может являться штамп кадрового отдела в трудовой книжке — и то с недавних пор. В остальных же случаях юридическую силу придает заверяющая подпись.

Порядок нанесения штампа, как правило, диктуется не необходимостью, а удобством: его часто ставят у верхнего края документа, хотя никто не вводил такую норму.

Факсимиле

Факсимиле – это разновидность штампа с точным воспроизведением индивидуальной подписи. С помощью факсимиле заверяют бумаги без присутствия ответственного лица. Чтобы использовать факсимильные подписи, необходимо разработать стандарты и документально закрепить их.Необходимо описать способ хранения, правомочность применения (кто, в каких случаях) и санкции за нарушение предписаний.

https://www.youtube.com/watch?v=bvoU0vwyAH0

Факсимиле не имеет правового статуса, хотя гражданское законодательство допускает их применение при оформлении сделок. Чтобы использовать факсимиле, помимо внутренних документов, необходимы специальные договоренности между компаниями, признающими данный вид подписи. Это может подтверждаться одним из пунктов в договоре о сотрудничестве или отдельным соглашением. В них необходимо присутствие:

• Должности и полные имена лиц, которые имеют право применять факсимиле;
• Образец оттиска используемой подписи;
• Действия сторон в случае увольнения владельца оригинальной подписи;
• Длительность соглашения

После заключения подобного договора документооборот между компаниями может вестись с применением факсимильной подписи, однако это не касается целого ряда документов: счетов-фактур, товарных накладных, налоговой отчетности и т.д.

К примеру, Минфин РФ не считает документы, заверенные факсимиле, оформленными по правилам первичного документа, а потому их не могут использовать при вычете НДС, а также учитывать описанные там расходы при расчете налога на прибыль.

Правовые тонкости

Правовая практика часто отличается от буквы закона. Так, закон не предписывает ИП обладать печатью, но есть ситуации, когда ее применение необходимо. К примеру, в случае работы на госзаказах или заполнении трудовых книжек.

С трудовыми книжками так происходит по причине отсутствия у ИП кадрового отдела, которому уже были делегированы полномочия печати.
Хотя Минтруд не предписывает ИП делать такие пометки, существует постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

No 225, в котором требования к ИП и организациям оказываются одинаковыми, а потому использование печати становится необходимым.

Использование факсимиле не приветствуется Министерством Финансов или Налоговой, но при арбитражных разбирательствах суд склонен учитывать договоры, подтвержденные такой подписью. Поэтому, если вы используете печать или факсимиле, вы должны быть уверены, что их сложно подделать.

Факсимиле советуют заменять на электронную подпись, но с печатью так не поступишь. Проверки осложняются отсутствием контроля за производством печатей. На сегодняшний день не существует реестра, и многие печати производятся не лицензированными предприятиями.

Тем не менее, есть способы усилить защиту оттиска – заказывать клише с использованием некоторых особенностей. Вот, что поможет защитить оттиск:

• Гильоширная сетка толщиной не более 0,1 мм;
• Специальные метки (УФ, контрольные, химические);
• Многоцветность;
• Гравировки рисунков и фотографий;
• Двумерный штрих-код.

🎦 Видео

Что такое факсимиле и как его заказатьСкачать

ФаксимилеСкачать

Изготовление подписи -факсимиле .Скачать

Факсимиле. Изготовление факсимильной печатиСкачать

Как использовать факсимилеСкачать

Флеш штамп. Факсимиле.Скачать

Обзор оснаток для факсимиле от Лазер-штамп.Скачать

Правомерность использования факсимилеСкачать

Что такое факсимиле и как правильно его использовать в документахСкачать

Факсимиле миниСкачать

Подписание документов факсимилеСкачать

Как использовать ручку с факсимилеСкачать

Допускается ли факсимиле на кадровых документах? - Елена А. ПономареваСкачать

факсимиле (подпись штамп)Скачать

Можно ли использовать факсимиле?Скачать

Подпись факсимиле на автоматической оснасткеСкачать

Факсимиле.Скачать