Документы временного срока хранения это

В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2021, N 1, ст.

19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2021 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2021, N 26, ст.4034; 2021, N 52, ст.

8239),

приказываю:

Утвердить прилагаемую Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Руководитель
А.Н.Артизов

Зарегистрированов Министерстве юстицииРоссийской Федерации13 февраля 2021 года,регистрационный N 57488

Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

УТВЕРЖДЕНАприказом Федеральногоархивного агентства

от 20 декабря 2021 года N 237

I. Общие положения

1.1.

Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее — Инструкция) разработана в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2021, N 1, ст.19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2021 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2021, N 26, ст.4034; 2021, N 52, ст.

8239), и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими состав и сроки хранения отдельных видов документов.

1.2.

Инструкция устанавливает порядок применения Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее — Перечень) и предназначена для использования в практике работы экспертных комиссий, делопроизводственных и архивных служб государственных органов, органов местного самоуправления, организаций (далее — организации), а также экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, государственных и муниципальных архивов, научных организаций, включенных в Перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2006 г. N 808 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 1, ст.266; 2021, N 10, ст.981).

II. Назначение Перечня

2.1. Перечень является нормативным правовым актом, устанавливающим сроки хранения типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, на основе требований действующего законодательства, иных нормативных правовых актов с учетом практических задач хранения документов и их исторической ценности.

2.2. Перечень включает виды документов, образующихся при документировании однотипных (общих для большинства организаций) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.

III. Структура Перечня

3.1. Перечень содержит 12 разделов:

3.1.1.

Первый раздел «Организация системы управления» содержит документы, отражающие нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительную деятельность, документы по организационным основам управления, включая создание (ликвидацию) организаций, организацию их деятельности, управление и распоряжение имуществом, осуществление функции контроля, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов, а также документы по внедрению информационных технологий.

3.1.2.

Второй раздел «Планирование деятельности» содержит документы, отражающие вопросы прогнозирования, перспективного и текущего планирования и отчетности о выполнении планов, ценообразования, а также документы, образующиеся в деятельности организации при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд, закупок отдельными видами юридических лиц; документы, необходимые для получения грантов.

3.1.3. Третий раздел «Финансирование, кредитование деятельности» содержит документы по формированию бюджетов, о разработке и изменении финансовых планов, о финансовом обеспечении всех направлений деятельности организации, финансовой отчетности; документы по кредитам и задолженностям организации.

3.1.4. Четвертый раздел «Учет и отчетность» включает документы по бухгалтерскому, статистическому учету и отчетности, учету оплаты труда, документы по налогообложению, а также по учету имущества.

3.1.5. Пятый раздел «Международное сотрудничество» включает документы об организации и осуществлении сотрудничества в различных сферах деятельности, об участии в работе международных организаций (объединений).

3.1.6. Шестой раздел «Информационная деятельность» содержит документы об информационной деятельности, об участии в выставках, ярмарках, презентациях.

3.1.7. Седьмой раздел «Трудовые отношения» содержит документы об организации труда и служебной деятельности, нормировании труда, тарификации, оплате труда, а также документы по улучшению условий и охране труда.

3.1.8. Восьмой раздел «Кадровое обеспечение» содержит документы по приему, переводу на другую работу (перемещению), увольнению работников, кадровому учету, противодействию коррупции, аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, независимой оценке квалификации, награждению.

3.1.9. Девятый раздел «Материально-техническое обеспечение деятельности» включает документы, образующиеся в ходе обеспечения организации необходимыми материалами (сырьем), оборудованием и другой продукцией, а также в работе по организации хранения материальных ценностей.

3.1.10. Десятый раздел «Административно-хозяйственное обеспечение деятельности» содержит документы по административному и хозяйственному обслуживанию организации: эксплуатации зданий, строений, сооружений, транспортному обслуживанию, информационно-телекоммуникационному обеспечению.

Видео:СРОКИ ХРАНЕНИЯ. ФСБУ 27/2021: ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВСкачать

Текущее хранение документов: порядок формирования дел

При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.

Правила и сроки хранения документов

Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.

По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:

• постоянного хранения,
• временного хранения свыше 10 лет,
• временного хранения до 10 лет.

Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения.

Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

https://www.youtube.com/watch?v=VZpgEoCVjCs

Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.

Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли. 

Порядок формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• помещать приложения вместе с основными документами;
• группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Формирование дел с помощью 1С:Документооборота

Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.

Электронная карточка дела содержит следующие сведения:

• наименование по номенклатуре дел;
• номер тома;
• период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
• количество листов;
• место хранения.

Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.

Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.

После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».

Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями.

Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.

Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:

• наименование организации (полное и краткое);
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
• срок хранения дела.

Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.

https://www.youtube.com/watch?v=RqBgjaRjbCQ

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.

Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи»  (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем. 

Рис. 1

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).

Рис. 2

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.

Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:

• создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
• размещение дел;
• проверка наличия и состояния документов и дел;
• соблюдение порядка выдачи дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.

См. по теме также статьи: Сдача документов в архив организации и Номенклатура дел: правила составления.

Видео:СРОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВСкачать

Документы временного срока хранения это

21.07.

2021

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Виды документов

• приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)
• журналы регистрации приказов по личному составу
• штатные расстановки (с указанием Ф.И.О. и окладов сотрудников)
• личные дела работников
• личные карточки форма Т-2
• трудовые договоры с физическими лицами
• журналы регистрации трудовых книжек (50 лет)
• лицевые счета работников
• расчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов)
• сведения о совокупном доходе работника за год
• индивидуальные сведения о доходе работника (для ПФ)
• списки работников на производстве с вредными условиями труда
• табели и наряды работников вредных профессий
• акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (45 лет хранения ЭПК)
• акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаев (45 лет хранения ЭПК). Если связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — хранить постоянно.
• и другие документы

1. Документы постоянного срока хранения (т.е. эти документы после закрытия или ликвидации организации) руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Государственный, городской или муниципальный архивы):

Сроки хранения документов

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи.

После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию.

Такие документы должны храниться постоянно.

https://www.youtube.com/watch?v=-Ofwlz7zGJY

Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли обеспечивается хранением в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках.

Документ временного хранения

ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Документ временного хранения — 113 ДОКУМЕНТ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению. Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и… … Официальная терминология

Читать еще —>  Как рассчитать общедомовые нужды

Хранение документов в организации

С появлением электронных технологий отпадает необходимость под архив использовать целое здание, достаточно будет и нескольких комнат, если речь идет о большой организации с десятилетней историей. Но в любом случае возникает необходимость организовать хранение документов в организации.

В процессе деятельности фирм, учреждений, предприятий проходит огромный поток документов, бумаги получают и создают. Когда нужда их использования в ежедневной деятельности для разрешения текущих проблем и вопросов пропадает, возникает необходимость в накоплении и сохранении информации.

Кроме того, предельно важно обеспечить легкий и быстрый доступ к необходимым данным в любое время, даже по прошествии нескольких дней, месяцев или лет после выхода бумаги из оборота. При неправильной организации архивов и несоблюдении сроков в дальнейшем могут возникнуть проблемы с поиском нужной бумаги.

Быстрый поиск и применение документов по назначению возможно лишь при четком их распределении по группам, сегрегации, например, в дела.

Документы временного хранения

• уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
• приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
• приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
• поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
• утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
• документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
• лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
• предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
• переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Почему необходимо организовывать архивное хранение документов

• Квартальная отчетность деятельности предприятия;
• Рабочий план счетов;
• Квартальный отчет по налогам;
• Счет-фактура;
• Книга осуществляемых покупок;
• Книга продаж предприятия;
• Различные первичные документы;
• Путевой лист;
• Документ, в котором отражается выдача заработной платы каждому сотруднику;
• Исполнительные документы;
• Документы, в которых отражается дебиторская задолженность;
• Документы, в которых отражается недостача, а также хищение;
• Документы, в которых отражаются амортизационные отчисления;
• Вексельные документы;
• Документы, в которых отражаются проводимые инвентаризации;
• Договоры, а также соглашения;
• Акты;
• Договоры о материальной ответственности сотрудника предприятия;
• Договоры о премировании того или иного сотрудника предприятия;
• Прочие документы.

• Документы не должны попадать под прямой солнечный свет;
• Желательно, чтобы окна были расположены на северной стороне здания;
• Можно в помещении создавать искусственный свет, используя лампы накаливания либо другие лампы, которые закрыты специальными плафонами с гладкой поверхностью;
• По возможности изолировать помещение от дневного света.

Читать еще —>  Социальная помощь для многодетных семей

Документы постоянного срока хранения

Документы постоянного срока хранения образуются в деятельности любой организации. Это, в сущности, самые важные ее документы, поэтому им и предписано существовать столько же, сколько существует сама организация.

В этой статье – о том, какие документы имеют постоянный срок хранения, что это за срок и сколько он длится, как хранить документы постоянного срока и что с ними делать, если будет решено ликвидировать организацию.

• учредительные и регистрационные документы;
• протоколы общих собраний акционеров (учредителей);
• реестр акционеров или список учредителей;
• положение об организации или устав;
• положения о структурных подразделениях;
• распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения);
• протоколы совещаний у генерального директора (кроме оперативных – он хранятся 5 лет);
• годовые программы, планы и отчеты;
• штатные расписания;
• бухгалтерские балансы;
• годовые отчеты по налогам и выплатам в фонды социального страхования.

Видео:Сроки хранения документовСкачать

Документы временного хранения

Документы, образующиеся в деятельности организаций, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) (приказы по административно-хозяйственным вопросам, первичные учетные документы и соглашения к ним, путевые листы и т.д.); документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) (личные дела, техническая документация и т.д.); документы постоянного (вечного) хранения (планы, отчеты, постановления, решения и др.).

Систематизация документов, быстрый поиск и использование информации, изложенной в них, возможны лишь при четкой классификации документов.

Данная статья посвящена организации работы по временному хранению документов.

Для чего нужна номенклатура дел?

Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение и хранение документов в делах, является номенклатура дел.

Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

Она поможет распределить исполненные документы в дела, систематизировать и учесть дела, закрепить индексы и установить сроки хранения дел.

https://www.youtube.com/watch?v=HjxoH6YKh34

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета делвременного (до 10 лет включительно)хранения.

Кстати

Документы временного хранения составляют самую весомую часть всего документооборота каждой организации.

Прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо изучить нормативные и методические документы, функции структурного подразделения, особенности его делопроизводства, состава и содержания документов, порядок определения сроков их хранения, составления и систематизации заголовков дел. Особое внимание необходимо уделить изучению документов прошлых лет, если они имеются.

Важно

Если объем документов в организации достиг пяти тысяч дел (подсчет производится на основании итоговых записей в номенклатурах дел организации прошлых лет с учетом дел, заведенных в текущем году), то необходимо ввести в штатное расписание должность архивиста.

Типовая, примерная, индивидуальная номенклатура дел

Порядок разработки и утверждения номенклатуры дел регулируется Основными правилами работы архивов организации, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила работы архивов организаций).

В соответствии с п. 3.4.4 Основных правил работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Обратите внимание

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел. Номенклатура дел нескольких структурных подразделений, сведенных в единый документ, составляет сводную номенклатуру дел организации.

Номенклатура дел, как правило, составляется секретарем или работником, ответственным за делопроизводство в организации, согласовывается с архивом/архивариусом и службой ДОУ / документоведом, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ / документоведу. Контроль за правильностью формирования дел конкретного структурного подразделения остается за указанным сотрудником.

Номенклатура дел организации (сводная номенклатура) оформляется на общем бланке организации.

Обратите внимание

Согласно абз. 2 п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций вновь созданная организация или структурное подразделение обязаны разработать номенклатуру дел в месячный срок.

Новый год – новая номенклатура дел

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года (абз. 5 п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций).

После утверждения руководителем организации номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года, а выписки из номенклатуры дел или ее копии рассылаются всем структурным подразделениям организации для использования в работе. Фрагмент номенклатуры дел приведен в Примере 1.

Архивисты-практики предлагают разделить графу 4 на две самостоятельные: «Срок хранения дела (тома, части)» и «Номер статей по перечню» (Пример 2).

Перечни документов с указанием сроков хранения

Ведущая роль в установлении сроков хранения документов и подготовке документов к плановому уничтожению принадлежит перечням документов с указанием сроков хранения.

Наш словарик

Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения (п. 141 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Перечни документов могут быть:

• типовыми (для всех организаций);
• ведомственными (для отдельных отраслей деятельности);
• примерными (для однородных организаций).

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются дела с распорядительными документами, планами, отчетами, документами по личному составу, бухгалтерской документацией. Все эти документы выполняют одинаковые для всех организаций функции и должны иметь одинаковые сроки хранения.

https://www.youtube.com/watch?v=dKJTsXfvALc

Однако типовой перечень не содержит сведений о документах, отражающих отраслевую специфику различных организаций (медицинские, судебные, военные документы и т.п.).

Поэтому министерства и ведомства на основании типового перечня разрабатывают ведомственные перечни, содержащие полную информацию о составе и содержании документов одного ведомства, одной отраслевой системы и включающие типовые документы.

Примерные перечни документов разрабатывают для однотипных организаций (например, акционерных обществ). Данные перечни имеют рекомендательный характер.

Чаще всего перечни начинаются с указаний по применению при определении сроков хранения дел. Далее идет список категорий документов по статьям.

Видео:Новые сроки хранения бухгалтерских и налоговых документовСкачать

Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

Утверждена
приказом Росархива
от 20 декабря 2021 г. № 237

I. Общие положения

1.1.

Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее – Инструкция) разработана в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2021, № 1, ст. 19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2021 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2021, № 26, ст. 4034; 2021, № 52, ст. 8239), и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими состав и сроки хранения отдельных видов документов.

1.2.

Инструкция устанавливает порядок применения Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее – Перечень) и предназначена для использования в практике работы экспертных комиссий, делопроизводственных и архивных служб государственных органов, органов местного самоуправления, организаций (далее – организации), а также экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, государственных и муниципальных архивов, научных организаций, включенных в Перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2006 г. № 808 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, № 1, ст. 266; 2021, № 10, ст. 981).
 

Видео:Формат сроки храненияСкачать

Хранение документов: виды и особенности хранения документов организации

Сегодня без документов не работает ни одна организация. Отчеты, квитанции, счета, договора – вот лишь небольшой перечень бумаг, которые есть в каждой организации. Очень многие сталкиваются с проблемой хранения документов: нужно ли их хранить, какое место для этого лучше всего определить и т.д. На эти и другие вопросы мы постараемся ответить в данной статье.

Основные виды хранения

1. Архивное.
2. Бухгалтерское.
3. Государственное.

Архивное — включает государственные или бухгалтерские бумаги. Обычно все документы должны храниться не менее пяти лет (к ним могут относиться путевые листы, квартальные отчетности деятельности компании, различные бумаги первичного характера).

Отдельные бухгалтерские бумаги — более десяти лет (к ним относятся годовые бухгалтерские отчетности и статистические отчеты). Государственные — от 50 до 75 лет (трудовые договора, книги выдачи трудовых книжек).

Существуют также другие документы, которые не подлежат уничтожению – например с информацией о сотрудниках, работавших на предприятии или в конкретной организации.

Помните, что при ликвидации предприятия все документы должны быть сданы в муниципальный или государственный архив.

https://www.youtube.com/watch?v=Tlrv3t7teZM

Требования к архивному хранению документов:

• соблюдение определенной температуры и влажности во избежание гниения и порчи;
• световой режим для лучшей сохранности документов и бумаг;
• соблюдение санитарно-гигиенического режима – исключение появления грязи, грибка в помещении;
• обеспечение режима безопасности во избежание кражи или намеренного изменения/порчи.

Бухгалтерское — предполагает хранение в офисе или вне такового.

Стоит сразу отметить, что внеофисное намного выгоднее офисного, так как позволяет значительно сэкономить на пространстве помещения (кипы бумаг не будут скапливаться в каждом шкафу и на каждой полке), а также поберечь время и силы и не тратить их на постоянную классификацию и отбор документов.

Наша компания Rentabox предлагает вам качественные услуги по внеофисному хранению документов. Работая с нами, вы получаете постоянный доступ к бумагам в любое время (наши центры находятся в центре Москвы в удобной доступности, добраться до них можно как на общественном, так и на личном транспорте).

Государственное  — содержание в государственных архивах. В государственные архивы документы направляются только после того, как их оформили должным образом: проводилась экспертиза по научной и практической ценности и значимости бумаг, составлялась опись дел и производился их переплет (брошюровка).

Почему выгодно сотрудничать с компанией Rentabox

Сегодня внеофисное хранение документов набирает все большую популярность – оно и понятно, ведь это удобно, эффективно, позволяет экономить время и не отвлекаться от первостепенных задач. Компания Rentabox обладает инновационным оборудованием, необходимыми условиями для содержания всевозможных бумаг. Кроме того, мы соблюдаем все законодательные нормы и требования по хранению документов.

Вот лишь несколько преимуществ внеофисного хранения документов в компании Rentabox:

1. Уменьшение внеплановой нагрузки на сотрудников (постоянный разбор бумаг).
2. Полная защита и сохранность.
3. Значительная экономия средств (оборудование собственного архива в офисе будет стоить в разы дороже).
4. Освобождение офиса от большого количества неиспользуемых бумаг.
5. Временное хранение документов вне офиса осуществляется в полном соответствии с законодательными нормами.

Если вы ищете удобный способ содержания важных документов, обращайтесь к услугам нашей компании – мы поможем вам сэкономить ваше время и силы. Звоните уже сейчас и оформляйте заказ!

🎦 Видео

Сроки хранения документов в архивахСкачать

Особые отметки сроков хранения документов - Елена А. ПономареваСкачать

Сроки хранения документов.Скачать

Новые сроки хранения кадровых документов. Новые штрафыСкачать

Памятка по подготовке и передаче документов в архивСкачать

Наказание за нарушение сроков хранения документов (ИП/РФ)Скачать

Урок 22. Текущее хранение документов. Проведение экспертизы ценности бумажных документов.Скачать

Сколько времени нужно хранить документыСкачать

Мастер-класс на тему «Подготовка и оформление дела перед передачей на постоянное хранение».Скачать

Сроки хранения документов, залоговые кредиторы, режим труда водителейСкачать

Архив документов: перечень, штрафы и сроки храненияСкачать

Организация и хранение документов дома📗🧾🗂 Как навести порядок в домашних бумагах.Скачать

Места временного хранения | СВХСкачать

Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать

Порядок совершения таможенных операций связанных с временным хранением | СВХСкачать