Правила оформления счетов на оплату

• 23 Октября, 2021
• Бухгалтерия
• Гарфутдинова Светлана

Договор купли-продажи товара (оказания услуг, выполнения работ) обязательно содержит условие оплаты.

Есть два основных варианта — предоплата, оплата после получения товара, подписания акта выполненных услуг или приемки выполненных работ. Остальные варианты — производные из вышеупомянутых, например, поэтапно, частями и так далее.

Но для всех вариантов желательно оформление счета на оплату.

Вообще, выставление счета на оплату не является обязательным действием. Многие фирмы его пропускают, предъявляя в этих целях отгрузочные документы.

Это допустимо, если между организациями действует долгосрочный договор на основе постоянных поставок и предусмотрен расчет после получения товара (работ, услуг). Тогда оформление счета на оплату может считаться необязательным действием.

Но, какие бы ни были условия по договору, в любом случае будет правильным выставить счет. Как оформить счет на оплату — расскажем подробно в нашей статье.

Предназначение и состав

Изначально счет не имел такой смысловой нагрузки, как другой документ. Главное его предназначение было:

• предъявить плательщику реквизиты для перечисления денежных средств;
• подтвердить, что реквизиты принадлежат организации-поставщику;
• указать предмет оплаты (товары, работы, услуги), количество, цену, сумму;
• заверить всю информацию подписями ответственных лиц и печатью организации.

В дальнейшем коммерческие отношения стали более развитыми, и счет на оплату в некоторых случаях (при разовых сделках) стал служить договором и содержать все договорные условия.

Какие же обязательные реквизиты должен содержать счет на оплату, как заполнить его — рассмотрим подробнее.

Прежде всего, унифицированной формы не существует. Организации вправе разработать и утвердить приказом по документообороту свою индивидуальную форму, содержащую нужные сведения. Но есть реквизиты, которые вписываются в счет обязательно, и к ним предъявляются определенные требования.

Оформление счета на оплату обычно автоматизировано в бухгалтерской программе и состоит из пяти частей:

1. Общие сведения.
2. Продавец.
3. Покупатель.
4. Товарная часть.
5. Ответственные лица, исполнитель, ФИО, телефон.

Первая часть — общие сведения

Эта часть содержит регистрационные данные:

• название;
• номер;
• дата;
• срок оплаты счета.

Обратите внимание на последнюю строку.

В условиях плавающего курса российского рубля по отношению к другим валютам меняются и условия поставки. Поэтому продавец имеет право указать количество дней, в течение которых счет действителен к оплате.

Вторая часть — данные о поставщике

Вторая часть состоит из следующего:

• Наименование поставщика по уставным документам. Именно это наименование должно быть указано в платежном поручении. Если будет неверное — банк отклонит перевод.
• Банковские платежные реквизиты организации-поставщика (подробные).
• Наименование грузоотправителя (исполнителя услуг, работ). Этот реквизит указывается в случае, если оплата производится головной организации, а грузоотправителем является ее структурное подразделение.

Третья часть — данные о покупателе

В нее вписана информация:

• Наименование плательщика, его регистрационные данные по учредительным документам.
• Наименование грузополучателя. Как и в случае с продавцом, плательщиком может быть головная организация, а получателем — ее обособленное подразделение.

Указание банковских реквизитов покупателя в данном случае необязательно.

https://www.youtube.com/watch?v=nMnE7Ua-diw

Но если в договоре указан конкретный банк и это важно для продавца, то следует вписать банковские реквизиты покупателя в соответствии с договором.

Четвертая часть — товарная

В этой части следует отразить подробно все характеристики товара (работы, услуги):

• наименование;
• производитель товара или его происхождение;
• маркировка, артикул, классификация и прочее описание товара;
• количество;
• цена без НДС;
• ставка и сумма НДС;
• общая сумма.

Подытоживает товарную часть общая сумма к оплате по счету цифрами, прописью в рублях и копейках.

Если продавец использует специальный налоговый режим, то следует указать ставку «0 %», либо «без НДС». А итоговую сумму к оплате завершить словами «НДС не облагается».

Пятая часть — ответственные лица и исполнитель

Несмотря на кажущуюся простоту, к этой части следует отнестись со всей серьезностью. Именно лица, подписавшие счет на оплату, будут нести ответственность за достоверность информации и ее соответствие условиям договора.

Нередко искажение именно информации в счете на оплату приводит к ошибочным перечислениям денежных средств.

Данные исполнителя-сотрудника, который сформировал и выписал документ, его прямой телефон также необходимы. Будет возможность связаться с ним в случае возникновения вопросов, уточнить имеющуюся информацию или получить дополнительные сведения.

После подписания можно сказать, что оформление счета на оплату закончено.

Образец

Ниже представлен образец, как выписать счет на оплату.

Порядок выписки

Если по условиям договора покупатель обязан произвести предоплату, первым будет выставлен счет. На основании его бухгалтер сформирует весь пакет документов на поставку. А именно, выпишет товарную накладную, накладную на отпуск со склада, счет-фактуру.

Если же оплата идет по факту поставки товара (выполнения работ, оказания услуг), то счет на оплату формируется на основании отгрузочных документов (тот же пакет документов, что и выше).

Все эти бумаги взаимосвязаны и обычно имеют один порядковый номер, что очень упрощает отслеживание и контроль товарных операций.

Некоторые организации номер счета используют как внутреннюю кодировку для операций поставки. Цифры и буквы в нем не беспорядочные, как кажется на первый взгляд, а несут информацию о партии товара, материально-ответственном лице, складе и тому подобное.

Дополнительная информация

На усмотрение организации счет на оплату может содержать следующую дополнительную информацию:

Основание для выставления. Это могут быть:

• договор поставки товара (работ, услуг);
• заявка покупателя о резервировании партии товара;
• товарная накладная на поставку товара;
• и другие.

Условия получения товара. Например:

• самовывоз;
• получение с транзитного склада;
• доставка товара поставщиком по конкретному адресу;
• и другие.

Если по условиям договора счет выписан в иностранной валюте, а оплату требуется произвести в российских рублях, то можно и нужно указать, какой курс будет действительным при оплате.

Можно указать, в течение какого отрезка времени поставщик гарантирует наличие товара, указанного в документе.

Если завершается отчетный период, то можно указать конкретную конечную дату получения товара покупателем. Тем самым предотвратить наличие аванса от покупателя на отчетную дату, который в обязательном порядке отражается в декларации по НДС.

Область применения

Счета на оплату в основном в ходу между юридическими лицами. Выставляться они могут хоть в электронном виде, хоть по мобильной или факсимильной связи — главное, чтобы документ читался отчетливо.

Но как быть, если продавцом выступает индивидуальный предприниматель? Не стоит теряться — все реквизиты в таком случае будут те же самые. Требования к оформлению счета на оплату — такие же. А подписывать его будет сам ИП в трех лицах — за себя, за бухгалтера и за исполнителя.

https://www.youtube.com/watch?v=1zcOuCrG7Io

Может быть и такой вариант — покупателем выступает физическое лицо. Как быть в этом случае? Что указать? Какой будет порядок оформления счета на оплату? В таком случае вписываются данные о физическом лице — его ФИО, паспортные данные, место постоянной регистрации, фактическое место проживания, телефон и другая необходимая информация.

Видео:Что такое счет на оплату? Как правильно составить счет на оплату?Скачать

Правила оформления счета на оплату

]]>]]>

Как правильно оформить счет на оплату, чтобы у плательщика не возникло вопросов? Нужно ли использовать унифицированный бланк или можно разработать свою форму? Ответы на эти вопросы мы приведем в данной статье.

Для чего нужно оформление счета

Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.

На практике в учетных политиках компаний счет на оплату можно увидеть в перечне первичных документов.

Это не совсем верно: счет на оплату является дополнением к другому документу (счету-фактуре, товарной накладной, акту выполненных работ и т.д.), а не «первичкой».

Он фактически не отражает хозяйственных операций компании, а только лишь является письменно выраженным желанием поставщика получить оплату оказанных услуг или внесение авансового платежа.

Обратите внимание! Счет на оплату может иметь срок действия, например, три дня с момента выставления. Это означает, что плательщик должен оплатить его именно в этот срок, либо условия могут измениться (стоимость товара, сроки поставки и т.д.). После того, как указанный срок пройдет, счет становится недействительным.

Как составить счет на оплату

Унифицированной формы для того, чтобы сделать счет на оплату также не предусмотрено. Хозяйствующий субъект вправе разработать свой бланк или использовать тот, который предлагает автоматизированная система учета.

Вместе с тем в бланке счета нужно указать все реквизиты, которые четко обозначат следующие цели:

• Кто и кому выставляет счет.
• За что требуется оплата.
• Детализированная стоимость услуг (товара): стоимость каждого наименования отдельно и итоговая сумма.
• Куда произвести перечисление денежных средств (банковские реквизиты для оплаты).
• Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (номер, дата).

Если предприятие разрабатывает свою форму счета на оплату, то ее нужно утвердить в учетной политике предприятия, либо в другом локально-нормативном акте. Там же обычно прописывается порядок, как оформить счет на оплату (внесение обязательных реквизитов, нумерация, право подписи и т.д.).

Оформление счета на оплату: обязательные реквизиты

В счет на оплату вносят следующие реквизиты:

• Наименование документа «Счет на оплату».
• Данные поставщика. Они включают в себя полное его наименование и банковские реквизиты для перечисления денежных средств. К внесению этих данных нужно отнестись очень внимательно – если в них есть ошибка, то платеж покупателя не пропустит банк.
• Наименование покупателя (Ф.И.О. для ИП и физлиц). Для полной идентификации покупателя сюда нужно добавить его юридический адрес и ИНН/КПП, можно внести банковские реквизиты.
• Дата выставления счета и его порядковый номер.
• Предмет оплаты и его стоимость. Как правило, данная информация оформляется в виде таблицы, в которой указываются: наименование товара (услуги), единица измерения, стоимость единицы, НДС (при необходимости), или «Без НДС», конечная стоимость товаров (услуг). Итоговая сумма пишется цифрами и прописью.
• Подписи должностных лиц, удостоверяющие информацию, содержащуюся в счете. Обычно в этом качестве указывают главного бухгалтера и руководителя, но на практике они могут делегировать данные полномочия другому ответственному работнику, согласно соответствующему приказу руководителя.
• Печать ставится только при ее наличии. На этот документ не обязательно ставится гербовая печать, поэтому допустимо поставить оттиск печатей для внутреннего пользования (например, «Для финансовых документов», «Бухгалтерия» и т.д.).

Создать счет на оплату можно и с помощью специализированных программ на основании внесенных первичных документов (договоров, товарных накладных и т.д.). Один экземпляр счета передается покупателю, а второй остается у продавца (поставщика).

Заполненный образец счета на оплату можно посмотреть здесь.

https://www.youtube.com/watch?v=OGkt9IH8PyY

Оформление счетов на оплату не является прямой обязанностью поставщика. Счет не относится к первичным документам, а служит указанием на то, что поставщик ждет оплаты. Форма этого документа определяется на усмотрение предприятия, которое выставляет счет, но она должна содержать все реквизиты, которые позволяют конкретизировать, кому и за что нужно произвести оплату.

Видео:Счета на оплату. Как сделать? Образец. Электронный счет на оплату. Как выставить счет на оплату? АктСкачать

Что такое счет на оплату и как выставить онлайн — требования

В торгово-денежных отношениях всегда присутствуют два человека. Это продавец и покупатель. Продавец продает товар покупателю, а последний передает продавцу деньги за него. Но перед передачей денег продавец должен выставить покупателю счет на оплату. Но всегда ли это требуется сделать и сколько платежных документов требуется оформлять продавцу? Об этом пойдет речь в статье.

Что такое

Счет — это необязательная бумага, в котором содержатся реквизиты продавца, по которым покупатель переводит денежные средства за перечисленные в бумаге товары, работы и оказанные услуги. По нему вносится предоплата.

Как выглядит оформленный документ

Продавец вправе оформить отчет на оплату в том случае, если у него есть:

• счет-фактура;
• акт выполненных работ;
• товарная или транспортная накладная.

Важно! Счет на оплату именно на ИП и платежные документы на оплату, полученные от фирмы, могут несколько отличаться друг от друга.

Отличия состоят в том, что в чеке предприниматель:

• указывает свое ФИО, а фирма — свое название по уставу;
• ставит свою подпись, а в организации на чеке расписывается руководитель фирмы, главный бухгалтер;
• указывает только свое ИНН, а фирма — ИНН, КПП;
• не ставит свою печать, но при условии, что бизнесмен работает без нее.

Для чего необходим

С помощью него продавец уведомляет бухгалтерию клиента о том, что от их поставщика ожидаются перечисления денежных средств в оплату указанных на бумаге товаров, работ, услуг.

Благодаря такому отчету расчеты становятся более определенными. Поэтому предприниматели предпочитают выписывать именно счет. Причем выписывают бизнесмены его даже тогда, когда это требование не зафиксировано в условиях договора.

А действительно ли нужен данный документ

Чек на оплату заполнять всем организациям не обязательно. Но существуют и отдельные категории граждан, которым бумага необходима.

Его нужно выставлять в том случае, если:

• в тексте договора не была прописана конечная сумма;
• проводились операции, по которым нужно платить НДС;
• у продавца есть освобождение от оплаты НДС;
• продавец работает по ОСНО, продает товары, предоставляет услуги по договору агента;
• клиент перечислил продавцу аванс или предварительный платеж за товары, услуги.

Важно! Наличие чека на оплату никак не влияет на движение денежных средств. По желанию отчет может быть приостановлен или не оплачен. Это скорее предварительное соглашение, заключенное между продавцом и покупателем.

Кто может выставить и должен его подписывать

Отчет на оплату выписывается бухгалтером. После заполнения бланк счета передают руководителю фирмы. Руководитель заверяет его своей подписью. Обычно печать на таком бланке не ставится, т. к. часто предприниматели и юрлица их не используют.

От кого стоит ждать отчет о покупке, а от кого нет

Форма

Оформляется бумага в двух экземплярах. Один из них отдается покупателю, а второй — остается у продавца.

Заполняется отчет на листке бумаги формата А4. Также его можно оформить на фирменном бланке компании. Чаще всего счет от ИП оформляется на фирменном бланке компании. Так в отчетные документы не требуется постоянно вносить реквизиты компании.

https://www.youtube.com/watch?v=0ldOOLeGMxk

Единого образца заполнения у документа нет. Каждая фирма разрабатывает свой бланк заполнения документа. По закону рф документ оформляется в свободной форме. Долго работающие фирмы и предприниматели разрабатывают самостоятельно свой бланк чека на оплату.

В нем только меняются:

• данные о покупателе;
• название товаров или услуг;
• общая сумма;
• дата.

Некоторые фирмы указывают в чеке условия поставки, оплаты, срок действия бумаги, иную информацию.

Важно! В чеке на оплату ошибок быть не должно. Если ошибки есть, то продавцу придется оформлять бланк заново.

Как выставить

Выставить счет онлайн можно в электронном виде. Продавец один бумажный вариант должен оставить у себя. Второй экземпляр отправляется покупателю обычным письмом.

Некоторые продавцы отправляют покупателю чек через интернет, т.е. письмом на электронную почту.

Но чаще всего бухгалтер отправляет чек покупателю обычным письмом, а второй экземпляр распечатывает, вкладывает в папку под названием «Счета».

Помимо этого, чек на оплату клиенту можно передать через приложение «Мое дело». Продавцу только требуется его сформировать, отправить клиенту ссылку на него. Распечатывать документ не требуется. Клиент просто должен пройти по полученной ссылке, нажать на кнопку «Оплатить».

И если продавец оформляет каждый месяц одни и те же чеки, то ему не требуется каждый раз создавать новый бланк. Бизнесмен может сохранить старый бланк в шаблонах, а позже нажать на кнопку «Копировать» и открыть счет на новой странице.

Из приложения «Мое дело» можно оформить даже несколько чеков. Для этого клиенту только требуется войти в приложение, поставить галочки напротив нужных ему платежных документов. Далее ему требуется нажать только на вкладку «Создать». Система самостоятельно оформит нужные акты, накладные. Готовые документы скачать очень легко. Причем скачиваются бумаги в нужном формате.

Оформляется чек на оплату очень просто.

В верхней части бумаги указываются данные лица, получающего денежные средства.

Здесь вписывается:

• название фирмы;
• ИНН;
• КПП;
• сведения о финансовом заведении, обслуживающем продавца;
• реквизиты счета.

В середине бумаги фиксируется название документа, его номер, дата создания.

Ниже следует указать лицо, которое будет отправлять финансы. Здесь указывается название фирмы, получившей товар или услугу.

Далее указывается название товаров или услуг, их стоимость. Обычно товары вписываются списком или таблицей.

Таблица состоит из следующих разделов:

• столбик: Порядковый номер купленного товара, оказанной услуги.
• столбик: Название товара или услуги. Сокращать название нельзя.
• 3, 4 столбик: Указываются количество, единицы измерения. Это могут быть штуки, килограммы, литры.
• 5 столбик: указывается цена за единицу измерения. В последнем абзаце указывается общая стоимость товара, которую оплатил клиент.

Важно! Если фирма работает по НДС, то это обязательно фиксируется в платежных документах.

Если же продавец не платит НДС, то в графе нужно вписать слово «Без НДС». Дополнительно требуется вписать причину того, почему продавец не платит НДС. Обычно НДС не платят граждане, которые работают по УСН, ЕНВД, ПСН.

Но бывают ситуации, когда клиент работает по упрощенной системе, а продавец выставил ему чек с НДС. Клиент обязан оплатить всю сумму, указанную в чеке, но в графе следует вписать: «С учетом НДС в 18%».

В нижней строчке таблицы указывается стоимость всех товаров целиком, а уже под таблицей эта стоимость прописывается буквами.

Обязательно бумага подписывается главным бухгалтером и руководителем фирмы.

Бумага, заменяющая обычный счет на оплату

Некоторые предприниматели вместо обычного чека оформляют счет-фактуру. Это финансовый документ, оформляющийся не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг, отгруженных товаров. Бумага показывает то, что покупатель по всем сборам и акцизам уплатил НДС.

Счет-фактура заполняется по строго установленной законодательством форме. В бланке фиксируются сведения о происхождении товара. Причем если товар был импортным, то в бланк вписывается даже номер таможенной декларации.

Важно! Счет-фактура заполняется в двух экземплярах.

https://www.youtube.com/watch?v=Y4ku48XRSfw

В него обязательно вписываются следующие сведения:

• Реквизиты предпринимателя, физлица, ООО. Здесь вписываются реквизиты покупателя и продавца.

В этой части документа вписывается название фирмы, правовая форма фирмы;

юридический адрес регистрации;

КПП. Его вписывают только юрлица.

• Информация о финансовом заведении, отвечающем за сделку.

Здесь вписывается название учреждения, БИК, номер расчетного и корреспондентского счета.

В этой категории вписывается ОКПО, ОКОНХ.

• Номер счета и дата его оформления.
• НДС. В этом разделе стоит указать его сумму.
• ФИО продавца, его подпись.

Особое значение при оформлении чека следует обратить внимание на графу «Назначение платежа». Если в этой графе стоит фраза «Для оплаты товара», то в ней фиксируются все виды товаров, единицы, в которых он измеряется.

Также вписывается количество товара и сумма по нему. Указывается стоимость с НДС и полная стоимость.

Если в графе стоит фраза «Оплата услуг», то здесь вписывается вид услуги или выполняемой работы. Также вписывается количество, сумма с НДС и без него.

Важно! Предприниматель может и не фиксировать виды поставок. В чеке бизнесмен может указать номер договора, по которому проводится сделка. Но виды поставок обязательно фиксируются в товарно-транспортной накладной или смете.

Но не стоит забывать о том, что некоторые клиенты расплачиваются за свой товар безналом.

В таком чеке вписывается следующее:

• Шапка документа. Здесь указывается полное название фирмы, юридический адрес, контактные данные.
• Таблица с регистрационными данными. Здесь вписываются ИНН, КПП, банковские реквизиты. Там где расположена графа под названием «Получатель» нужно вписать название получателя, номер расчетного счета. В нижних строчках таблицы вписывается информация о банке: его название, адрес, БИК. БИК содержится в бумаге, полученной клиентом при подписании договора с финансовым учреждением. Также БИК располагается на официальном сайте банка. Дополнительно здесь нужно указать корреспондентский счет. Корреспондентский счет начинается с 3010, а расчетный с 4070-4080.
• Номер чека, дата его выставления.
• Информация о плательщике и грузополучателе. Здесь вписывается название фирмы, ИП, реквизиты. В реквизитах требуется указать ИНН, КПП, юридический адрес, банковские реквизиты.
• Общая сумма без НДС. Обычно она указывается в графе «Итого».
• Название товаров или услуг, на которые выписывается чек. Вписывается их цена, стоимость без НДС.
• Размер процентной ставки по НДС. Обычно это 18%, но на некоторые товары действует процентная ставка в 10%.
• Сумма к оплате с учетом НДС.

Заполненный документ обязательно нужно распечатать, скрепить его подписью и печатью. Далее его надо передать клиенту и дождаться поступления денег.

Бывает так, что предприниматель оформил чек, но сотрудники Налоговой службы не принимают его.

Причин этого может быть несколько.

Предприниматель:

• не расшифровал свою подпись. В чеке нужно не только подписаться. В онлайн-версии чека обязательно ставится электронная подпись продавца. Без нее документ покупателю отправлен не будет;
• пропустил сроки подачи платежных документов. Счет-фактура оформляется в день оформления клиенту обычного чека;
• просрочил процесс получения чека, не оформил налоговый вычет по НДС. Запрос на оплату налогового вычета оформляется в тот момент, когда продавец получил на руки счет-фактуру. Но бизнесмен может легко пропустить этот срок. Чтобы этого не случилось, специалисты рекомендуют хранить свидетельство о дате получения платежного документа;
• перепутал даты на счете-фактуре. Продавец и покупатель должны иметь одинаковые платежные документы. В противном случае их сделка считается недействительной;
• заполнил бумагу не по правилам, допустил в ней ошибки. Ошибки могут быть в названии фирмы, ИНН, адресе, личных сведениях плательщика.

Обратите внимание! Если продавец заметил ошибки в своем отчете, то ему нужно действовать так: требуется зачеркнуть проблемное место и вписать правильное значение. Все изменения обязательно фиксируются подписью руководителя фирмы. Сторонние фирмы не вправе вносить изменения в бланк.

Срок действия

Оформляется счет в течение 5 дней с момента продажи клиенту товара или оказания ему услуги.

https://www.youtube.com/watch?v=nlmofa2hudg

Клиент может оплатить купленный товар без выставления ему чека.

Про сроки оплаты платежа забывать не стоит

В платежном документе клиент может указать следующее:

• договор, по которому идет сделка;
• номер накладной, акта.

Также клиент в назначении платежа может вписать название оплаченного товара или оказанной услуги, заплатить за товар так.

Важно! Если дело будет передано в суд, то судье лучше показать действительный платежный документ на оплату, накладную, договор. В противном случае дело рассматриваться не будет, т. к. оснований для его ведения нет. И по платежным документам легче отслеживать процесс оплаты.

Выставить именно чек на оплату можно в несколько секунд. Главное — правильно заполнить бланк, внести в него все нужные сведения, сделать это вовремя. Тогда ни у покупателя, ни у продавца проблем с Налоговой службой не возникнет.

Видео:Как самозанятому выставить счет на оплату юридическому лицу через МОЙ НАЛОГСкачать

Ставится ли печать на счете на оплату, как заполнить счет, является ли счет на оплату договором?

Счет на оплату — это документ с реквизитами получателя, по которым производится перевод денежных средств за поименованные товарно-материальные ценности (услуги, работы) плательщиком (заказчиком, покупателем), и собственно, размер этих денежных средств.

Он важен как для стороны, его выписывающей, так и для получателя, поскольку содержит всю информацию, которая нужна для совершения сделки. Посредством него подтверждается обоснованность полученного (произведенного) платежа, то есть это оправдательный документ при проведении списания у собственника для бухгалтеров и финансистов.

Как заполнить счет на оплату?

В основном, оформляется два экземпляра такого документа:

• один адресуется покупателю для проведения платежа;
• второй адресуется финансистам (бухгалтерам) фирмы.

Правила оформления счета на оплату. В счете нельзя обойтись без указания:

• номера и даты его оформления;
• банковских реквизитов фирмы, ее названия (ФИО индивидуального предпринимателя);
• Сведений, идентифицирующих договор, во исполнение которого он выписывается (при наличии такого договора);
• корректного и точного названия товарно-материальных ценностей (работ, услуг), цены за одну штуку, суммарной стоимости всех поименованных товаров (услуг);
• суммы налогов, которые заложены в стоимость;

Это все обязательные реквизиты, который необходимо использовать выставление счета на оплату.

По желанию также можно включить:

• условия продажи (оказания услуг);
• возможность осуществить самовывоз;
• контактные телефоны;
• рекламные предложения и т.д.

Бланки и образцы счетов на оплату

Если счет оформлен неправильно?

При указании в бланке неверных сведений платеж или вернется обратно, или будет числиться в банке как невыясненный. Соответственно, компания потеряет время и силы на возвращение денег и новое перечисление.

Вполне вероятно, будут иметь место срыв поставки (иных обязательств контрагента) и последствия дисциплинарного характера применительно к допустившим неточности работникам.

Нормативная база

В применяемых в текущий момент альбомах форм первичной учетной документации отсутствует унифицированная форма счета, напрямую этот вопрос не урегулирован и в законодательстве.

Большинство компаний самостоятельно разрабатывают соответствующие бланки в качестве одного из приложений к приказу, издаваемому по бухгалтерской учетной политике и графику документооборота, и утверждают его на основании п. 4 ст.

9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации .

Таким образом, как правильно заполнить счет на оплату, решает сама организация.

Номер и дата счета

Всегда должны находить отражение в бланке номер и дата. Номер присваивается уникальный, а дата же соответствует дате его оформления (дню, когда счет был выписан).

Порядок движения и хранения счета по соответствующим подразделениям компании определяется утвержденным графиком документооборота.

Важно: В случаях когда продавец должен уплачивать налог на добавленную стоимость, то размер налога приводится отдельно выделенной строкой, ставка налога также указывается

https://www.youtube.com/watch?v=izszlLSRE-I

Если же продавец налог на добавленную стоимость не обязан платить, то непременно под таблицей нужно напечатать фразу «без НДС».

Важно: Кроме того, что итоговая сумма указывается цифрами, она должна дублироваться прописью, для предотвращения потенциальных разночтений и неточностей

Ставится ли печать на счете на оплату?

«Нужна ли печать на счете на оплату?» — один из самых популярных вопросов касающейся оформления документа.

Из-за отсутствия печати, счет не станет недействительным. В нем обязательно должны находиться лишь те реквизиты, которые фигурируют в ФЗ №402 от 06.12.2011г. «О бухгалтерском учете» — печать же там не поименована, соответственно ее наличие не обязательно. Таким образом, печать на счете на оплату обязательна, лишь по обычаям делового документооборота

Кто подписывает счет на оплату?

Согласно законодательству по состоянию на 2021 год личные подписи работников, которые несут ответственность за совершение хозяйственной операции и правильное ее оформления должны присутствовать в таком документе.

Обычно его подписывает глава компании и главный бухгалтер (или иные лица, которым делегированы полномочия соответствующей доверенностью). Таким образом обычный менеджер может подписывать счет, при наличии доверенности, позволяющей ему данное действие.

Как правильно выставить счет на оплату. Нужен ли оригинал?

Контактируя с контрагентом необходимо помнить, что счет может быть копией, если у сторон есть оригиналы других документов — договора, счет-фактуры, акта выполненных работ и т.д. Решение о списании денежных средств (или затребовании оригинала) принимает сама организация исходя из принципов безопасности и осмотрительности.

Является ли счет на оплату договором?

Не секрет, что учитывая особенности работы в сфере продаж выписка счета равноценна оферте, а перечисление денег является акцептом такой оферты. Но для идентичности с договором в нем необходимо отразить все условия, являющиеся существенными для договоров определенного типа.

Применительно к купле — продаже это — условие о продаваемых товарно-материальных ценностях (количество и название), сроки для передачи таких ценностей (как вариант, в течение календарного месяца с момента зачисления денег на счет продавца), таким образом срок оплаты по счету ,так же очень важен.

Если существенные условия в счете не отражены, его выписка и проведение платежа не равноценны заключению договора.

Распространенные ошибки и их решение

При разработке своего бланка важно так его скомпоновать, чтобы не допустить вероятности ошибки при заполнении покупателем платежного поручения, и исключить разночтения в понимании содержания. Ниже приведен образец счета от ИП, где правила заполнения счета на оплату, нарушены:

Тут мы можем увидеть следующие ошибки:

Первое, — в форме образца для заполнения поля расположены аналогично полям в реквизитах «Плательщик» формы 0401060. При отсутствии концентрации внимания работники покупателя скорее всего запутаются, и поручение на оплату будет неверно заполнено, соответственно платеж не пройдет.

Второе — табличная часть формы содержит указание на цена без НДС. Поэтому конечная сумма так же не содержит в себе данный налог. НДС выражен в следующей строке. Под ней, строчкой ниже, указана общая сумма.

Однако исполнители в основном обращают внимание лишь на первые цифры в строке со слово «Итого», и уверены, что эта сумма уже с учетом налога. Денежные средства в таком размере и видит при поступлении поставщик.

Что бы так не получилось, стоит проставлять и цены товаров с НДС, и в итоговую сумму так же его включать. В строке, где указывается сама сумма налога, необходимо отмечать «в том числе НДС».

В таком случае вероятность неразберихи при оплате будет минимизирована.

Третье — отсутствует столбец с обозначением единицы измерения товарно-материальных ценностей. Иногда это и не актуально, но предпочтительнее такой столбец предусмотреть.

Важно: Некоторые ошибочно полагают, что счет и счет-фактура – это два названия одного бухгалтерского документа. Хотя их создание связано с осуществлением одной сделки, но смысл оформления совершенно разный. Первый создан для оплаты, второй же – для отражения перемещаемых товаров или выполняемых работ. Надо помнить и то, что счет-фактура относится к бланкам строгой отчетности.

https://www.youtube.com/watch?v=Oo7veyInG_4

Обязательна ли печать на счете на оплату для ИП? Бланк на оплату для ИП и ООО не имеет принципиальных различий. Следует только учитывать, что для компании необходима подпись не только руководителя, но и главного бухгалтера (лица, которому делегировано право совершать такие действия). Таким образом печать для ИП так же не обязательна.

Использование печати при работе с контрагентами:

Видео:Счёт на оплату — обязательный документ?Скачать

Как выставить счет на оплату

25.07.2021

Счета на оплату не относятся к первичной бухгалтерии, и не отображаются в финансовой отчётности. При этом документ играет первостепенную роль в правовых отношениях между контрагентами. В частности, такие счета уведомляют о необходимости внесения стоимости товара и фиксируют цену покупки. Попробуем разобраться, как и при каких обстоятельствах оформляется этот документ.

Назначение и содержание документа

Счет на оплату — документ рекомендательный, а не обязательный. Его главная цель — зафиксировать обязанность возмещения средств за взятый товар, и величину требующегося платежа.

Установленного регламента написания не существует. При оформлении показывается информация о товаре и участниках договоренности. В частных случаях дополнительно отмечается временной отрезок, в течение которого обязательство нужно исполнить.

Независимо от ситуации, документ должен отображать следующую информацию:

• Сведения о продавце: полное наименование, юридический адрес, КПП и ИНН;
• Сведения о покупателе: аналогично предыдущему пункту;
• Список товаров или оказанных услуг, с указанием их окончательной стоимости;
• Итоговая сумма к оплате;
• Реквизиты для зачисления денежных средств;
• Дата составления документа.

Как оформляется счет на оплату

Он выставляется продавцом. Оплачивать — обязанность покупателя, или его представителя.

Оформляется как до, так и после покупки товара или услуги — все будет зависеть от договоренностей между участниками. Заполненный образец передается заказчику.

Кто выписывает счёта на оплату

Подготовкой занимается бухгалтер. Затем формуляр передается директору компании для визирования.

Делается в двух копиях: по одной на каждого участника. Отпечатывается на обычной бумаге, или на фирменном бланке предприятия (такой вариант лучше, поскольку избавляет от необходимости каждый раз писать данные фирмы). Исправления не допускаются.

Когда нужно выставлять

Если между участниками существует соглашение о сотрудничестве, то в тексте обычно прописываются условия поставок и оплаты.

Когда стороны работают совместно только периодически, а размеры и стоимость поставок отличаются, то каждая операция отображается отдельно. Контракт заключается позже, в его тексте прописываются только общие положения. Такое случается, если доставка требуется срочно.

В той ситуации, когда покупателю требуется только разовое приобретение товара, то договор между компаниями не заключается — в нем просто нет надобности. Счет за оказание услуги выставляется в обычном порядке.

Чем отличаются счета на оплату от ООО и ИП

Образец, полученный от «частника» имеет одну подпись. ООО выдаст бумагу, содержащую два «автографа» — главного бухгалтера и директора. Кроме того:

• ИП указывают только Ф.И.О., фирмы — название, зафиксированное в уставе;
• бланк ИП содержит только ИНН, организации — ИНН и КПП.

Читать так же:  Налог на прибыль организаций в 2021 году

Прочих принципиальных различий нет.

Отличия при выставлении с НДС и без НДС

Плательщики НДС показывают размер налога отдельно.

https://www.youtube.com/watch?v=pW0qAznAc08

Если поставщик освобожден от взноса из-за использования особого налогового режима (упрощенная система, единый налог, патент), то при написании документа сумма НДС не выносится. Однако соответствующая пометка все равно проставляется. И обязательно называется причина. К примеру, при УСН пишется:

Перечень форм для выставления счета на оплату

Известно несколько вариантов, из-за чего иногда возможна путаница.

В чем особенности каждого вида:

• Счет-договор — идентичен «привычному», но добавочно содержит реквизиты контракта. Этот вид фиксирует условия доставки и оплаты (предоплата или постоплата, наличный или безналичный расчет), процедуру рекламаций, обмена, и прочие моменты. Обычно он заменяет стандартное соглашение (если сумма сделки небольшая).
• Счет-фактура — свидетельствует о факте покупки товара (услуги), фиксирует наличие НДС. Используется ИП и фирмами, осуществляющими деятельность с применением общего режима налогообложения.

Образцы заполнения счетов

Пример 1 — заполнение с учетом налога.

Пример 2 — без учета.

Инструкция по оформлению счёта на оплату

Четкого регламента по написанию не предусмотрено. Однако обычно применяется определенный порядок заполнения.

Вверху проставляются данные покупателя и продавца. Ниже фиксируются:

• банковские данные;
• номер бланка (нумерация ведется с 1 января текущего года);
• дата выставления;
• список товаров (работ, услуг), с фиксированием их количества, цены и конечной стоимости с учетом или без учета НДС;
• по желанию — другие условия.

Внизу ставится подпись уполномоченного лица.

Реквизиты

При заполнении этот раздел обязателен. Что указывается:

• наименование участников (например, ИП Минина Светлана Игоревна, ООО «Стройсервис»);
• ИНН для ИП, для компаний — ИНН и КПП;
• данные банков (например, Сбербанк России ОАО г. Анапа, БИК 1234567, счет № 454773777, р/с № 57585998696);
• адреса участников (ИП указывают фактический). Например: 353440, г. Анапа, ул. Астраханская, дом 12, тел.;
• подписи (должность, Ф.И.О., расшифровка).

Регистрация выставленного счета

Разрешается не регистрировать, так как все расходы учитываются по накладным, а доходы — по фактическому зачислению денежных средств.

Регистрации подлежат только счета-фактуры — они вносятся в «книгу продаж» или «книгу покупок». Делать это обязаны только те фирмы, что работают по ОСН.

Фирмы, работающие УСН, не платят НДС, но и претендовать на его возмещение из бюджетных средств они не могут.

Необходимость заверения печатью

С 2021 года наличие печати не является обязательным атрибутом. Это правило распространяется на индивидуальных предпринимателей и организации. Чтобы заверить счёт, достаточно подписи ответственного лица.

Нужен ли оригинал счета плательщику

Сейчас в основном используется электронная форма документации. Скан-копии бумаг отправляются контрагенту факсом или почтой.

Читать так же:  ​​Что такое агентский договор

Если возникает необходимость передать подлинники, то пользуются курьерской службой или почтой. Оригинальный экземпляр счета-фактуры передается плательщику НДС (требуется для налогового вычета). Поэтому подготавливается два экземпляра, один из которых остается у продавца, второй — направляется покупателю.

Как выставить счет на оплату по безналу

В ФЗ № 161 «О национальной платежной системе» сказано, что все расчеты, проводимые по безналичной форме, могут осуществляться только с согласия клиента.

Регламент заполнения документа идентичен тому, что используется при других видах оплаты.

Как отражать НДС в счете на оплату

Если бизнесмен — плательщик НДС, то сумма взноса обязательно отображается в платежных документах. Сделать это можно так:

1. Налог включается в итоговую стоимость, но для наглядности выделяется отдельной строкой.
2. Показывается стоимость услуги (товара) без учета налога, затем вычисляется его размер. Итоговая цена формируется как сумма этих двух величин.

Когда нужно указывать в счете срок его оплаты

Деньги должны поступить продавцу в срок, предусмотренный договоренностями. Он указывается в тексте контракта, либо же на самом платежном документе. Изменять период внесения средств не допускается.

Выставляем счет на английском языке

Речь идет о счетах-фактурах, используемых при работе с зарубежными контрагентами. Инвойсы (invoice) должны содержать информацию:

• исходящий и входящий номер документа;
• данные контрагентов, их контакты;
• дата выписки;
• система налогообложения в компаниях-участниках сделки;
• дату отправки товара, его получения;
• сведения, позволяющие отслеживать сторонам договора состояние заказа;
• общая сумма сделки;
• платежные условия;
• другая необходимая информация — например, условия возврата, описание штрафных санкций за нарушение договора и прочее.

Учитывать нужно все, даже мельчайшие, детали, так как законодательство, по которому работают зарубежные партнеры, отличается от российского.

Как выставить счет физическому лицу?

Иногда платежи могут выписываться на физическое лицо. В этом случае указывается Ф.И.О. этого человека, адрес и контакты.

https://www.youtube.com/watch?v=VlzuzudzGLI

Оплачиваются они в банке наличным переводом на реквизиты, указанные контрагентом.

Как выставить счет с НДС

Налог оплачивают только те дельцы, которые осуществляют свою деятельность по ОСН. Те, что работают на УСН или патенте платят единый взнос.

Для того чтобы бизнесмены могли сделать выводы о компенсации или вычете суммы этого взноса, рекомендуется подготавливать счета-фактуры. Они заполняются по стандартному образцу.

Читать так же:  Амортизационная премия в 2021 году

Основные ошибки при выставлении счета

Самые частые ошибки, встречающиеся в этой бумаге:

• несоблюдение сроков счета-фактуры — на основании статьи 168, пункт 3 Налогового кодекса РФ установлено, что оплата должна быть произведена не позднее 5 дней после получения товара (услуги);
• «шапка» содержит неточности или устаревшие сведения;
• отличаются даты на копиях документа;
• нарушение сроков предоставления документа для оформления налогового вычета по НДС — рекомендуется заявлять вычет в том же отчетном периоде, когда был получен счет;
• при написании использовались факсимильные подписи уполномоченных лиц — в этом случае в вычете может быть отказано;
• нет расшифровки подписей.

Если в документе выявляется ошибка, то ее нужно исправить: неверные данные зачеркнуть, внести действительные сведения, указать дату внесения изменений, поставить печать предприятия и завизировать у руководителя.

🔍 Видео

Самозанятость: Не совершай эти ошибки! Оплата налога, Чеки, ДоговорыСкачать

Как правильно оформить накладную, акт выполненных работ и счет на оплатуСкачать

Забыли как заполнить платежку? Вот пример оформления платежки в Сбербанк Бизнес Онлайн!!!Скачать

Как выставить счет в 1С 8.3 и напечатать договорСкачать

Оформить счет на оплату и провести реализацию. #бухгалтер #бухгалтерскийучетСкачать

НОВЫЙ НАЛОГ НА ВКЛАДЫ: кому и как придется платить? Пошаговая инструкция / СпецвыпускСкачать

Как самозанятому выставить счет на оплатуСкачать

1С:ERP Урок 19. Продажи. Счета на оплатуСкачать

Как выставить счет клиенту?Скачать

Выставление счетов на оплату в АльфаCRMСкачать

Счет фактура, УПД, транспортная накладная, товарная накладная, акт и договор | Краткий обзорСкачать

Как создать счет на оплату и акт выполненных работСкачать

Оформление счета на оплату в 1ССкачать

Счёт на оплатуСкачать

Самозанятость 2023 Как открыть Как пробить чек и оплатить налог Ответы на вопросыСкачать

Как самозанятым принимать оплату картой и наличнымиСкачать