Профессиональные навыки и знания в резюме секретаря

Видео:Ключевые Навыки в Резюме | Что Написать | ПримерыСкачать

Образец резюме секретаря-референта, готовые примеры резюме на Superjob 2021

Секретарь — правая рука руководителя. Опытные секретари со знанием иностранного языка получают достойные зарплаты. Подскажем, как секретарю правильно описать свой опыт работы и обязанности в резюме, чтобы устроиться на хорошую работу в крупную компанию и вырасти до должности руководителя секретариата.

Добавьте цифр, чтобы дополнить описание поля «Обязанности и достижения», — так работодатель сможет оценить, какой объем работ вы готовы выполнять:— Анализировала ежедневные задачи, стоящие перед руководителем, составляла расписание с учетом времени на каждую встречу (до 7 встреч в день).

— Спланировала и организовала около 200 деловых и 100 частных поездок руководителя (личная авиация, авиа- и ж/д билеты, визовая поддержка, страховки, трансфер, отели, рестораны, составление детальной программы визита).— Принимала и распределяла более 250 входящих звонков в день с помощью офисной АТС.

— Обрабатывала заказы от клиентов — более 100 входящих звонков в день, 20 исходящих звонков.— Еженедельно организовывала 20 встреч и 5 собраний для сотрудников офиса.— Организовывала 2 раза в месяц снабжение офиса канцтоварами, водой и другими продуктами. Провела анализ факторов, влияющий на расход, и разработала алгоритм, позволяющий учитывать это при планировании.

— Разработала 3 должностные инструкции, что привело к увеличению эффективности работы секретариата в 1,5 раза. Смотрите, какие знания и навыки работодатель ищет в резюме секретаря чаще всего. Дополните свое резюме, чтобы претендовать на вакансии в крупных стабильных компаниях.— Английский — свободное владение.— Знание делового этикета.

— Отличное знание MS Office, Google Docs, CRM-систем, Photoshop, InDesign и навыки дизайна.— Уметь вести переговоры и общаться с первыми лицами.— Опыт работы в режиме многозадачности, готовность к переработкам и работе в выходные.

— Умение расставлять приоритеты, оперативность в работе.

Образец резюме

Если после прочтения статьи у вас всё ещё остались вопросы по составлению резюме, предлагаем просмотреть примеры заполнения

27 лет (родилась 10 октября 1992), высшее образование, не состоит в браке, детей нет

Полная занятость, готова к командировкам

45 000 руб.

Опыт работы 5 лет и 9 месяцев

• • Февраль 2021 – работает сейчас

  ОАО «Промышленный дизайн», МоскваКомпания по предоставлению дизайнерских услуг, более 100 сотрудников, 50 000 клиентов- За время работы спланировала и организовала не менее 200 деловых и 100 частных поездок руководителя (личная авиация, авиа и ж/д билеты, визовая поддержка, страховки, трансфер, отели, рестораны, составление детальной программы визита и т.д.) — Еженедельно организовываю 20 встреч и 5 собраний руководству компании — Анализирую ежедневные задачи, стоящие перед руководителем, составляю расписание с учетом времени на каждую встречу (до 7 встреч в день) — Ежемесячно подготавливаю для руководителя более 10 отчетов различной тематики и уровня сложности в программе 1C и Excel — Во время участия в переговорах вела синхронный перевод с английского на русский и обратно, за что имею благодарности от зарубежных коллег.- Выполняю задание руководителя раньше срока на 5 дней. — Разработала 3 должностные инструкции для сотрудников компании, что привело к увеличению эффективности работы на участке в 1,5 раза. — Способствую поддержанию позитивного имиджа фирмы путём эффективного делового взаимодействия с клиентами и партнёрами компании. — Путем исследования рынка коммерческой недвижимости выбрала самый оптимальный вариант, что помогло нам сэкономить на стоимости аренды офиса до 350 тыс. рублей в год.

• • Сентябрь 2014 – январь 2021

  ООО «Мебельная компания», МоскваМагазин мебели для дома и офиса площадью более 500 кв. м., с количеством сотрудников 150 человек, 45 000 наименований товара- Принимала и распределяла более 150 входящих звонков в день с помощью офисной АТС. — Всегда вовремя подготавливала договоры и акты выполненных работ, своевременно вносила более 3500 в месяц заявок в базу. — Организовывала 2 раза в месяц снабжение офиса канцтоварами, водой и другими продуктами.- Организовала бесперебойное снабжение офиса канцтоварами, водой и другими продуктами. Для этого провела всесторонний анализ факторов, влияющий на расход, и разработала алгоритм, позволяющий учитывать их при планировании. Результатом стало стабильное обеспечение жизнедеятельности офиса всем необходимым без дефицита и излишних запасов.

• Факультет: Менеджмент организации

Профессиональные навыки:

— Английский — свободное владение- Знание делового этикета- Отличное знание MS Office, Google Docs, CRM системы, Photoshop, InDesign и навыки дизайна- Уметь вести переговоры и общаться с первыми лицами- Опыт работы в режиме многозадачности, готовность к переработкам и работе в выходные- Умение расставлять приоритеты, оперативность в работе

Дополнительные сведения:

Энергичность и стрессоустойчивость помогают мне работать в режиме многозадачности и дефицита времени

• Английский язык — cвободное владение

Видео:Профессиональные навыки секретаряСкачать

Резюме секретаря: образец

Компания при отборе кандидата на вакантную должность использует его краткую характеристику навыков и умений с указанием данных личного характера, которая называется резюме.

Информация может быть представлена на бумажном носителе, в электронном виде либо на фирменном бланке организации. Правильное и последовательное изложение сведений о соискателе на вакантную должность гарантирует успешный переход к этапу собеседования.

Подавая резюме на определенную вакансию, необходимо корректировать его под различные требования будущего работодателя.

Внимательное изучение условий, необходимых для трудоустройства на должность секретаря, таких как скорость печати, коммуникабельность, обработка значительных объемов документов, знание нескольких иностранных языков, должны быть отображены в анкете соискателя.

Должностной функционал секретаря

Профессиональные стандарты, разработанные и принятые к действию на предприятиях, позволяют отображать необходимые обязанности секретаря в резюме:

1. Организация деятельности руководителя: составление плана работы начальника и секретаря, проведение переговоров, командировок. Ведение приема посетителей с последующим их направлением согласно запросам. Контроль выполнения заданий управления. приемной в безупречном виде и поддержание функционала рабочего места руководителя.
2. Ведение документооборота, обеспечивающего работу руководителя.

Дополнить объем резюме секретаря позволит описание навыков, приобретенных на предыдущих местах работы. В случае отсутствия таковых рекомендуется описать достижения в учебе.

https://www.youtube.com/watch?v=9H2FSDCrxQg

При планировании составления резюме, которое примут в работу сотрудники отдела кадров, нужно придерживаться общепринятых норм, которые включают в себя:

1. Усваиваемый объем информации не более двух страниц.
2. Строгая конкретика информации.
3. Соответствие требований вакансии к полученному образованию.
4. Опыт работы в должности секретаря должен подтверждаться сведениями из трудовой книжки или договорами.
5. Положительное влияние на выбор соискателя оказывает фотография, выполненная в рабочей обстановке.

Включив в резюме секретаря эти пункты, соискатель полностью удовлетворит запрос работодателя.

Структура резюме

Профессиональное изложение своей характеристики на бумаге позволяет оценить соискателя как умелого пользователя ПК и целенаправленного организатора своих проектов. Располагать блоки в резюме секретаря необходимо следующим образом:

1. Уникальные контактные данные.
2. Умения и функционал, полученные в результате выполнения практической работы. Обязательно указывать предыдущие места работы с датами приема и увольнения. Расположение сведений идет в обратном порядке от первого к последнему.
3. Имеющееся образование и дополнительные курсы повышения квалификации.
4. Достижения личного характера.

Располагая данные о себе подобным образом, соискатель соответствует стандартам, негласно принятым кадровыми работниками большинства организаций.

Выделение отличительных особенностей кандидата

Имея все шансы на успех, резюме все-таки может быть отложено, если соискатель не отобразил свои уникальные способности или профессиональные навыки, выделяющие его на фоне подобных.

Для резюме секретаря такими преимуществами будут: дополнительное знание иностранных языков, уверенная работа во всех приложения MS OFFICE, стаж работы в должности помощника руководителя, кадровое дело. Непременно указывается бережное обращение с офисной техникой.

Наиболее важные для вакансии навыки всегда размещаются первыми, чтобы работодатель видел навыки специалиста сразу.

Образец резюме секретаря

Освоив теоретические азы написания анкеты, можно переходить к написанию резюме. Примерный образец резюме на работу секретаря выглядит таким образом:

ФИО: Мотовилова Елизавета Марковна.

Цель: соискание вакантной должности секретаря, помощника руководителя, администратора.

Дата рождения: 31.12.1987 г.

Адрес: Архангельская обл., Устьянский р-н, пос. Октябрьский, пр. Ленина д. 45, кв. 3.

Телефон: сотовый (номер), домашний (номер).

e-mai: Motovilova1987@mail.ru

Опыт работы:

Май 2021 г. — по настоящее время – администратор-делопроизводитель директора ФГБОУ ВО «МГТУТУ».

Сентябрь 2012 г. — май 2021 г. – техник кафедры финансово-правовых и социально-экономических дисциплин ФГБОУ ВО «МГТУТУ».

Образование: 2009-2014 Московский областной казачий институт технологий и управления (филиал) ФГБОУ ВО «МГТУТУ им. К.Г. Разумовского (ПКУ)» г. Волоколамск. Полученная специальность – экономист, квалификация – бакалавр.

Курсы повышения квалификации: 2015 г. Свидетельство о повышении квалификации по программе «Документальное обеспечение управления» при ФГБОУ ВО «МГТУТУ».

Профессиональные навыки и умения: прием и сортировка поступающей корреспонденции, ответы на звонки, их регистрация и информирование руководителя, встреча посетителей, составление плана работ начальника, выполнение поручений, составление писем, служебных записок, работа с любыми документами. Уверенный пользователь MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook, «Консультант Плюс», Lotus. Работа с офисной техникой.

Дополнительная информация:

Желаемый уровень заработной платы: 28 тыс. руб.

Иностранные языки: английский (базовый уровень).

Семейное положение: не замужем.

Готовность к переезду, нормально воспринимаю ненормированный рабочий день, имею водительские права, не имею вредных привычек.

https://www.youtube.com/watch?v=odYKQr0IK4w

Презентабельный внешний вид.

Информация о личных качествах: ответственно выполняю возложенные задачи, пунктуальна, порядочна, настойчива, исполнительна. Хобби: занятия в тренажерном зале, бег, увлечение вышивкой.

Подобный пример резюме секретаря поможет не ошибиться при написании своей анкеты соискателя.

Требования отдела кадров

При трудоустройстве в крупные компании или компании со специфическим направлением работы (медицина, горное дело и пр.) необходимо позвонить в отдел кадров и уточнить информацию, которую необходимо включить в резюме.

Нужное впечатление производят знания и умения, подходящие выбранной отрасли производства. Важно не переусердствовать и не включить в анкету навыки, обладания которыми соискатель не имеет. Любое искажение информации сразу будет выявлено специалистами при собеседовании.

В крупных компаниях всегда требуется наличие у кандидата высшего образования.

Уверенная оценка своих личных способностей

В резюме обязательно присутствует пункт, в котором перечисляются личные качества соискателя на должность секретаря. Обычно этот блок располагается в конце анкеты, как бы подытоживая примечательность выбранного соискателя.

Кадровые агентства рекомендуют перечислять в этом блоке не более 5 качеств, поэтому необходимо выбрать навыки, соответствующие должности секретаря.

К примеру, в резюме секретаря-делопроизводителя необходимо указать: умение грамотно работать с большим объемом документов, доброжелательность, пунктуальность, устойчивость к стрессовым ситуациям, способность погашать конфликтные ситуации.

Что не стоит указывать в резюме?

Зачастую, поддавшись всеобщему увлечению увеличения уникальности, соискатели могут испортить первое впечатление работодателя о кандидате и быть отвергнутыми. В резюме на должность секретаря не должно быть:

1. Грамматических и лексических ошибок.
2. Несуществующих телефонных номеров.
3. Ложной информации об опыте работы.
4. Неформального хобби, например, увлечение компьютерными играми.
5. Нестандартного e-mail, например, «gospoja1987@mail.ru.
6. Информации о предыдущем месте работы, относящейся к разряду секретной.
7. Шаблонных или банальных фраз, например, «командный игрок».
8. Увеселительного фото.

Не рекомендуется увлекаться внесением в текст чрезмерной контрастности и сочетаний разных шрифтов. Это сложно воспринимается читающим.

Использование данной статьи как инструкции к написанию резюме позволит соискателю правильно оформить свою анкету и быть уверенным соискателем выбранной вакантной должности секретаря.

Видео:Курс обучения "Секретарь-референт" - 10 советов от профессиональных секретарейСкачать

Профессия Секретарь-референт: пример (образец) резюме

Секретарь-референт – офисный сотрудник с широким спектром обязанностей, который, как правило, закреплен на одним из руководителей. Представители этой профессии призваны повысить эффективность деятельности своего начальника и рабочего процесса в целом.

Образец (пример) готового резюме Секретаря-референта

ФИО: Резюменаторов Резюменатор РезюменаторовичДата рождения: 00.00.0000Номер телефона: +0(000)0000000E-mail: info@resumenator.ruСемейное положение: не женат

Гражданство: Россия

Образование

20ХХ — 20ХХ – Харьковский гуманитарный университет «Народная украинская академия», факультет: референт-переводчик, специальность: перевод

Опыт профессиональной и трудовой деятельности

20ХХ – наст.вр. – «…», секретарь-референт
Должностные обязанности:

• прием и распределение телефонных звонков• работа с оргтехникой• организация деятельности офиса• учет и контроль оформления документации, идущей на подпись руководителю• составление деловых документов• перевод деловой документации, рекламных брошюр, технических характеристик• организация переговоров с клиентами компании• встреча VIP-гостей

• обеспечение приятной и комфортной рабочей атмосферы

20ХХ — 20ХХ – «…», секретарь-референт
Должностные обязанности:

• работа с текущей документацией• контроль рабочей дисциплины сотрудников• выполнение поручений руководителя• обеспечение офиса канцтоварами• заказ билетов и гостиниц• обеспечение бесперебойной работы офиса• получение и отправка документации по регионам• приём звонков, факсов и электронной почты• оформление командировок• составление приказов для руководителя и его заместителей, протоколов различных заседаний

• ведение переписки: внешней и внутренней

20ХХ – 20ХХ – «…», мерчандайзер
Должностные обязанности:

• выкладка товара на полках в магазинах• месячные отчёты о проделанной работе• стажировка работников на данную должность• контроль за оборудованием и рекламными материалами

• коммуникации с персоналом магазинов (управляющие, менеджеры, товароведы, продавцы)

>>  Профессия Машинист катка. Пример резюме

Знания и навыки

• языки: русский, украинский, английский – базовый• компьютерная грамотность: Word, Ехсе1, АСD Sее, Internet, Оutlооk Ехрress и т.д.

• набор текста со скоростью 305 зн./м – русская клавиатура, 263 зн/м – английская

***

Должностные обязанности Секретаря-референта

Особенности работы секретаря-референта во многом зависят от компании, в которой он занят, и от требования начальства. Тем не менее можно выделить обязанности, которые характеры практически для всех представителей данной профессии:

• планирование рабочего дня (своего и начальника);
• работа с документами;
• организация приема посетителей;
• прием телефонных звонков, писем на электронную почту, факсов;
• организация деловых встреч;
• составление докладов;
• выполнение мелких поручений.

Секретарь – это доверенное лицо руководителя. Начальник должен быть уверен в квалификации и способностях своего помощника. Нередко успешные союзы секретаря-референта и руководителя длятся года и десятилетия.

https://www.youtube.com/watch?v=eMXoYnPdRMw

Современная специфика деловой деятельности предполагает активное использование компьютерной техники и специального программного обеспечения. Референт обязан иметь отличные навыки работы с любой офисной техникой и необходимым софтом.

Плюсы-минусы

Среди основных преимуществ данной профессии можно выделить следующие:

• высокая востребованность;
• возможность получение хорошего делового опыта;
• низкий порог входа (в некоторых случаях достаточно окончить специальные курсы).

Есть и недостатки:

• часто ненормированный рабочий день;
• постоянные эмоциональные нагрузки (давление со стороны начальства, работа с большим количеством людей и т.д.);
• широкий список обязанностей;
• ограниченные возможности карьерного роста.

Обучение. Карьера. Требования

Профессия секретаря в большинстве случаев не требует высшего специального образования. Позицию референта можно занять после окончания специальных курсов. Естественно, наличие диплома вуза по специальностям, связанным с бизнес-процессами или документооборотом, будет серьезным плюсом.

Карьерная лестница секретаря-референта не изобилует большим количеством ступеней. Как правило, квалифицированные работники сотрудничают долгие годы с одним начальником. Если секретарь чувствует потребность смены обстановки или хочет улучшить условия работы (уровень заработной платы), то он может перейти в другую организацию.

>>  Профессия Философ. Пример резюме

Довольно часто позиция секретаря-референта рассматривается в качестве трамплина для перехода на руководящую должность. В процессе работы помощник начальника получает опыт ведения дел и переговоров. Талантливый и целеустремленный референт может использовать этот бэкграунд для получения руководящей позиции.

Для работы секретарем-референтом необходимо отлично разбираться в тонкостях бизнес-процессов и документооборота, иметь навыки работы с офисной и компьютерной техникой, уметь вести телефонные и очные переговоры. Также важно располагать особым набором личных качеств:

1. исполнительность;
2. пунктуальность;
3. организованность;
4. опрятный внешний вид;
5. хорошо поставленная речь;
6. ответственность.

Поиск работы

Спрос на квалифицированных секретарей-референтов достаточно высокий. Практически каждый руководитель средней или крупной компании не может самостоятельно решать весь объем поставленных задач.

Ему необходим помощник, который возьмет на себя основную часть рутинной и бумажной работы.

Именно поэтому на специальных сайтах по трудоустройству с завидной регулярностью появляются открытые вакансии секретарей-референтов.

Для успешного трудоустройства важно особое внимание уделить своему резюме. Этот документ является визитной карточкой претендента на должность секретаря. Работники отдела кадров получают первичную информацию о соискателе именно из резюме.

Если указанный набор личных качеств, опыт, знания устраивают работодателя, то претендент получает приглашение на личное собеседование. Зачастую кадровики или будущий наниматель уделяют внимание и внешним данным потенциального секретаря-референта.

А это значит, что фотографию для резюме стоит выбирать осмысленно.

Видео:Как правильно составить резюме при устройстве на работуСкачать

Резюме, с которым я устроился на работу!

Вы можете использовать этот пример, чтобы составить резюме секретаря всего за несколько минут. Заполните свои данные и загружайте, печатайте или отправляйте ваше резюме прямо сейчас!

Секретарь

Занятость: Полная

График работы: Полный день

Готовность к командировкам: нет

Желаемая зарплата: 75 000 руб.

Телефон: +7 (945) 000-00-30

Электронная почта:

Гражданство: Российская Федерация

Место проживания: г. Москва

Переезд: Невозможен

Образование: Высшее

Дата рождения: 17 февраля 1993 (25 лет)

Пол: Женский

Семейное положение: Не замужем

Период работы: март 2021 — настоящее время (3 года)

Должность: Секретарь

Организация: ООО «ОптТорг», г. Москва

Должностные обязанности и достижения:

Обязанности:

• прием/регистрация документов;
• прием и распределение звонков;
• организация и контроль ведения документооборота;
• организация совещаний, внешних и внутренних встреч;
• ведение протоколов совещания;
• написание, проверка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• взаимодействие с курьерской службой;
• поддержание в безупречном порядке бумажного и электронного архивов;
• выполнение других поручений непосредственного руководителя.

Достижения:

• разработала и внедрила собственную систему работы с документами, что повысило скорость работы отдела;
• успешно организовала и запротоколировала около 20 совещаний;
• сварила более трехсот чашек замечательного кофе;
• не однократно получала поощрение от руководителя.

Учебное заведение: Московский финансово-промышленный университет «Синергия», г. Москва

Год окончания: 2015 (4 года назад)

Факультет: Экономика и бухгалтерский учет

Специальность: Бухгалтер

Форма обучения: Очная

Название курса: Секретарь руководителя

Учебное заведение: Центр повышения квалификации

Дата окончания: 2021 (3 года назад)

Продолжительность: 3 дня

Название курса: Делопроизводство и секретарское дело с использованием компьютера

Учебное заведение: Центр повышения квалификации

Дата окончания: 2021 (2 года назад)

Продолжительность: 2 месяца

Иностранные языки: Английский (разговорный)

Компьютерные навыки: Печать, сканирование, копирование документов, Интернет, Электронная почта, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point

Наличие водительских прав (категории): B

Рекомендации:

Васюков Константин Петрович (ООО «ОптТорг», г. Москва, руководитель) +7 (945) 000-00-19

Ваши занятия в свободное время:

Занимаюсь йогой, люблю готовить, посещаю бассейн

Личные качества:

Презентабельный внешний вид, организованность, пунктуальность, дипломатичность, интеллигентность, аккуратность

С этим примером люди устроились на работу в крупнейшие компании Последние составленные резюме

• ирина, 24 года — торговый представитель
• светлана, 37 лет — менеджер по работе с недвижимостью
• алёна, 42 года — начальник отдела кадров 42 минуты назад, Симферополь
• анастасия, 20 лет — оператор нефтепродуктоперекачивающей станции, оператор товарный, лаборант химического анализа
• анастасия, 46 лет — административная работа
• александр, 56 лет — охранник-контролер
• наталья, 26 лет — учитель английского языка
• ольга, 30 лет — бухгалтер без опыта работы 1 час назад, Ленинский Район
• индира, 35 лет — менеджер
• манучехр, 26 лет — продавец-кассир

Секретарь — самая востребованная и распространенная профессия с давних времен.

Должностные обязанности этого сотрудника включают в себя работу с документацией, планирование, своевременное изменение рабочего дня и помощь в организационных вопросах руководителю.

Именно секретарь отвечает на звонки, формирует план командировок и мероприятий, осуществляет контроль за выполнением распоряжений и приказов офисными работниками, принимает гостей.

Пример резюме секретаря — помощника руководителя

Существует несколько правил, которых нужно придерживаться при составлении резюме. Специалисты нашего сервиса создали образец резюме секретаря:

• Ф.И.О. претендента, контактная информация, желаемая должность, заработная плата и график работы (согласен ли секретарь на командировки и ненормированный рабочий день).
• Персональная информация о соискателе, включающая в себя пол, гражданство, семейное положение, число детей и место жительства.
• Опыт работы описывается подробно, с указанием полного названия организации, занимаемой должности и периода работы с точностью до месяца. Начинать лучше с последнего работодателя, следуя по порядку к первому. Если мест работы слишком много, можно указать 5—7.

Должностные обязанности, которые соискатель вакансии выполнял на прошлых работах. Пример обязанностей секретаря-референта:

• ответы на телефонные звонки в офисе;
• прием посетителей;
• приглашение сотрудников по требованию руководителя;
• приготовление чая, кофе, легких закусок;
• заказ необходимых канцелярских товаров в офис;
• организация рабочего дня начальника, деловых встреч и совещаний;
• выполнение требований руководителя по вопросам, касающимся компетенции секретаря;
• бронирование билетов и номеров в гостиницах при командировках руководителя;
• регистрация почты;
• подготовка проектов приказов и распоряжений начальства;
• работа с текущей документацией.

При составлении резюме будет большим плюсом указание достижений на предыдущих местах работы. Например, владение техникой быстрой печати, снижение расходов на канцтовары на столько-то процентов за счет внедрения компьютерных технологий и т. д.

https://www.youtube.com/watch?v=w3muXhS2slA

Наличие образования: полное наименование учебного заведения, даты начала и окончания учебы и название полученной специальности.

Дополнительные сведения о претенденте на должность: сертификаты и другие документы, подтверждающие прохождение курсов и семинаров по повышению квалификации с указанием их даты.

Далее нужно указать личные качества, которые позволяют вам максимально эффективно справляться с возложенными на него функциями:

• стрессоустойчивость,
• коммуникабельность,
• организованность,
• пунктуальность,
• грамотная устная и письменная речь,
• здоровый перфекционизм,
• умение слушать,
• стремление к карьерному росту.

Рекомендуется в резюме вставлять свою качественную фотографию, сделанную в деловом стиле. Вакансия помощника руководителя предполагает общение с клиентами и заказчиками, поэтому внешность является важным критерием при выборе сотрудника на это место.

Ключевые навыки и умения для резюме секретаря

Круг трудовых обязанностей секретаря часто включает в себя навыки и умения специалистов других профессий (помощник руководителя и офис-менеджер). Приведем самые востребованные навыки при приеме на работу такого универсального подчиненного:

• знание иностранных языков;
• переводы документации на иностранные языки;
• делопроизводство, переписка с контрагентами;
• пользование бытовой техникой (кофе-машиной, микроволновой печью и т. д.);
• стенографирование и подготовка переговоров, совещаний;
• работа во всех приложениях Microsoft Office;
• контроль трудовой дисциплины офисных работников;
• сбор заявок для формирования единой и закупка канцелярских товаров;
• бронирование отелей, заказ билетов в деловые поездки руководителю, оформление виз;
• опыт сбора и обработки информации;
• отправка и получение электронной почты;
• ответы на письма, регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• оформление подписки на газеты, журналы и т. д.

На нашем сайте можно найти готовые шаблоны резюме, целью которых является предложение посетителям ресурса качественного результата. В итоге человек экономит свое время и получает бланк, разработанный профессионалами. Достаточно просто найти нужный, заполнить его и скачать на ПК или любой гаджет.

Видео:Профессиональные навыки и знанияСкачать

Образец резюме помощника руководителя

Помощник руководителя — иногда он именуется личным секретарем или ассистентом руководителя (менеджера) — это правая рука человека, возглавляющего организацию или какое-то направление деятельности, поэтому к претенденту на должность предъявляются серьезные требования. Порядок подготовки успешного резюме секретаря (помощника) руководителя следующий:

1. Прежде чем приступать к написанию документа, следует найти 8-10 описаний вакансий, которые интересны соискателю, из каждого в отдельный файл скопировать требования и должностные обязанности, удалить повторы. В итоге должны получиться два списка: обязанностей и требований. Эти списки помогут оценить свое соответствие этой группе вакансий, насколько такая работа интересна соискателю, а в дальнейшем позволят в наиболее выгодном свете сформулировать текст резюме.
2. Продумать структуру резюме. Если оно составляется на каком-либо рекрутинговом сайте, структура уже задана системой.
3. Заполнить каждый раздел резюме.
4. Оптимизировать текст, вписав в него ключевые слова. Этот пункт особенно важен, если резюме размещается на рекрутинговых сайтах, в этом случае оно проходит отбор дважды: ботом сайта и менеджером по персоналу потенциального работодателя. От количества и адекватности ключевых слов и фраз в тексте зависит то, насколько успешно и часто резюме выдается потенциальным работодателям при их запросе в поисковой строке сайта. Для работы менеджера по персоналу они тоже необходимы: первоначально менеджеры обычно не вчитываются в резюме, просматривают его бегло и отсеивают, если в нем нет упоминаний важных для них слов или фраз.
5. Разместить резюме на ресурсе или направить в интересующую компанию.

Оформляем резюме по блокам

Резюме — это структурированный документ, каждый его раздел посвящен отдельному вопросу презентации соискателя.

Составляя резюме на должность помощника руководителя, необходимо позаботиться о том, чтобы его текст полностью соответствовал требованиям потенциального работодателя. Начиная с названия, которое должно дублировать название интересной вам вакансии.

Часто к резюме на эту вакансию просят прикрепить фото. Как бы это ни звучало, но руководитель выбирает в том числе и по внешнему виду.

Персональная информация

Раздел «Персональная информация» посвящен личным данным соискателя:

• Ф.И.О.;
• дата рождения;
• место проживания. Если это крупный город, уточняется район или станция метро;
• готовность к командировкам;
• зарплатные ожидания;
• контактная информация: телефон, адрес электронной почты, социальные сети. Можно указать, какой способ связи является приоритетным.

Опыт работы

Раздел «Опыт работы» посвящен тому, где раньше трудился соискатель. Здесь необходимо указывать только тот опыт, который соответствует желаемой вакансии.

https://www.youtube.com/watch?v=s-PCbqOjLlo

Описание опыта включает в себя подразделы, каждый из которых посвящен отдельному месту работы и включает в себя:

• наименование организации, период работы, занимаемую должность;
• обязанности, в резюме помощника руководителя следует списком перечислить, чем занимался соискатель в организации;
• достижения, конкретные результаты. Идеально, если они представлены в цифрах, если нет — опишите их подробно словами;
• причины увольнения. Этот пункт встречается не всегда, писать на эту тему надо осторожно: не стоит говорить о конфликтах с бывшим начальством, если таковые имели место, либо, если соискатель уволен не по его желанию, а по статье, — о причинах ухода стоит умолчать.

Прописывая должностные обязанности помощника руководителя для резюме в каждом из пунктов следует исходить из тех формулировок, которые приведены в описаниях понравившихся вакансий.

Речь не идет о вранье: не следует писать того, чего не было, — обман вскроется если не на собеседовании, то в первые дни работы.

Необходимо продумать, как подать собственный, реально имеющийся опыт, чтобы он соответствовал требованиям вакансий.

Поскольку следует учитывать необходимость оптимизации текста, как правило, ключевыми фразами для раздела с должностными обязанностями секретаря главы компании являются:

1. Полная административная и информационная поддержка руководителя.
2. Согласование документов.
3. Составление графиков, таблиц.
4. Прием звонков.
5. Планирование, организация и сопровождение рабочего дня руководителя.
6. Ведение личного календаря руководителей на ежедневной основе (встречи, графики, поездки).
7. Отслеживание исполнения поручений начальства.
8. Организация и участие в совещаниях и переговорах, протоколирование.
9. Организация встреч начальника и прием посетителей.
10. Организация и обеспечение деловых поездок и отдыха начальника: оформление виз; аренда вилл, яхт, автомобилей; заказ частных самолетов, трансферов, VIP-залов; бронирование отелей и ресторанов.
11. Решение организационных и хозяйственных вопросов.
12. Travel-поддержка руководителя.

Ключевые навыки

Ключевые навыки — это конкретные умения, которыми располагает соискатель и которые необходимы для выполнения работы помощника. Перечисляются умения, необходимые для вакансии. Умения, с ней не связанные, упоминать не нужно.

Как правило, от соискателя требуются такие навыки:

• делопроизводство;
• деловой этикет;
• высокая скорость печати;
• электронный документооборот;
• ведение переговоров;
• владение оргтехникой;
• протоколирование;
• travel-поддержка;
• event-management;
• lifestyle-management;
• свободное владение английским языком.

Профессиональные качества

Профессиональные качества, которые указываются в резюме помощника менеджера, должны отражать его личностную готовность к выполнению обязанностей помощника. Среди важных качеств, которыми обладают помощники руководителей:

• аккуратность;
• внимательность к деталям;
• высокий уровень самоорганизации;
• вежливость;
• дипломатичность;
• доброжелательность;
• инициативность;
• исполнительность;
• пунктуальность;
• стрессоустойчивость;
• самостоятельность;
• умение расставлять приоритеты;
• честность;
• энергичность;
• ответственность;
• высокая психологическая адаптивность.

Дополнительные сведения

В разделе дополнительных сведениях указывается информация, которая не связана с должностью напрямую, но поможет глубже раскрыть характер, жизненную позицию соискателя. Например, семейное положение, наличие детей или наличие автомобильных прав.

Это не ключевой раздел резюме, перегружать его информацией не нужно.

Видео:Первое резюме без опыта работы: 5 источников опыта, что можно засчитать в резюме, составляем резюмеСкачать

Резюме секретаря | Образец на должность референт [8+ Бланков]

Отличительная черта этой востребованной профессии – возможное отсутствие профильного образования, поэтому кандидатов на трудоустройство достаточно.

Общие рекомендации

Главной особенностью профессии секретаря является многофункциональность, также сотрудник должен иметь навык ведения документооборота и владеть оргтехникой, без которой не обходится ни один современный офис. Секретарь – универсальный специалист, способный одновременно отвечать на входящие звонки и работать с документами.

Во многих компаниях существует должность секретарь-делопроизводитель, и вся работа по регистрации, движению и хранению документов предприятия лежит на его плечах.

Помимо этого, секретарь должен организовывать работу с посетителями, распределять рабочее время руководителя и организовывать деловые встречи на разном уровне.

По большому счету, секретарь – это не только полноценный помощник начальника, но и лицо компании. Именно с ним происходит первое общение клиентов, поставщиков продукции и представителей контролирующих органов.

Соответственно, от внешнего вида сотрудника зависит первое впечатление о компании в целом.

Он должен быть всегда опрятным и аккуратно одетым, также идеально должно быть составлено резюме для устройства на работу секретаря, образец которого рассматривается в этой статье.

При его заполнении не допускаются неточности. Информация должна вноситься в лаконичной форме, без словарных излишеств и «водных» оборотов.

Как правильно описать опыт работы секретаря

Руководитель, занимающийся поиском секретаря, например на ресепшн, хочет видеть рядом с собой компетентного сотрудника, который станет ему универсальным помощником. Именно поэтом в первую очередь изучается раздел с указанием прошлого опыта работы, в частности:

1. срок работы в должности;
2. обязанности секретаря на прошлой работе;
3. достижения секретаря (если имеются);
4. название организации.

Наличие таких сведений существенно увеличивает шансы на успех при трудоустройстве.

Подбирая обязанности секретаря руководителя для резюме, важно вносить в форму только самые ключевые функции.

Мы хотим предостеречь соискателей от заведомо ложного преувеличения ваших заслуг, так как отсутствие практического опыта и профессионального навыка скрыть не получится.

Это может неблагоприятно сказаться на имидже соискателя, поэтому в анкете всегда указывайте реальные навыки и способности.

Пример одного из опытов работы

На секретаре, какие бы функции на него не были возложены, лежит огромная ответственность, поэтому он должен обладать многочисленными знаниями и умениями.

К заполнению пункта о функциональных обязанностях необходимо подойти взвешенно.

Соискатель должен донести до работодателя сведения о том, что он владеет умениями вести документацию и знает свои должностные обязанности, знаком с протоколом деловых встреч и заседаний.

https://www.youtube.com/watch?v=Q5C3WS8T_Ao

При заполнении блока можно упомянуть об опыте организации и ведения переговоров с потенциальными клиентами.

Обязанности секретаря-референта для вашего резюме могут выглядеть следующим образом:

Обратите внимание на очень важный пункт данного раздела, в котором описываются достижения кандидата на вакансию секретаря. Не стоит им пренебрегать, особенно если соискателю есть чем похвастаться. Здесь важно отойти от шаблона и использовать не общие фразы, а сведения о конкретных успехах в работе, и желательно с цифрами.

Резюме специалиста без опыта

Несмотря на то, что опыт в работе секретаря имеет огромное значение, шанс на трудоустройство есть и у соискателей без опыта или с большим перерывом в стаже.

В такой ситуации важно проанализировать все имеющиеся навыки и указать те, которые хотя бы удаленно связаны с работой секретаря.

Если у вас был опыт подобной работы, пусть и без официального оформления, эту информацию также можно внести в анкету.

Увеличит шансы соискателя хорошее образование или такие личные качества, как коммуникабельность и способность быстро принимать решения.

Несмотря на то, что в большинстве высших учебных заведений не предусмотрено обучение по специальности секретарь, сведения об образовании являются не менее важными, чем практический опыт работы.

При заполнении этого раздела соискателю не надо ничего выдумывать – достаточно вспомнить год окончания учебного заведения, его название, факультет и специальность по диплому.

К работе могут быть допущены, как сотрудники, имеющие за плечами «вышку», так и те, кто получил средне-специальное образование, как в случае с нашим кандидатом.

Довольно часто секретарь не имеет профильного образования, и в этом случае шансы на трудоустройство будут выше у тех, кто прошел специальную подготовку на курсах, проводимых различными учебными центрами по всей территории России. Как правило, обучение делопроизводству занимает несколько недель, поэтому, если в вашем арсенале нет такого свидетельства, вы вполне можете успеть получить необходимый навык пока ищите работу.

Как презентовать навыки секретаря

Учитывая большое количество выполняемых функций, ключевые навыки секретаря для резюме должны быть соответствующими. Работодатель уделяет этому разделу анкеты особое внимание, поэтому заполнить его надо внимательно и максимально кратко.

Здесь кандидату предоставляется право действовать нешаблонно, так как в этом разделе допускается указание не только умений, необходимых секретарю-референту или секретарю-делопроизводителю, но и упоминание о наличии знаний, не имеющих никакого отношения к будущей работе.

Должность современного секретаря предполагает множество дополнительных обязанностей, для выполнения которых могут потребоваться специфические навыки. Чтобы ваша анкета соответствовала требованиям работодателя, перед заполнением этого блока внимательно ознакомьтесь с должностными обязанностями и на основании полученной информации скорректируйте свои умения.

Помните, что перечисление навыков должно происходить с учетом приоритета.

При заполнении резюме пример секретаря делопроизводителя, на первом месте располагайте ключевые знания, а в самом конце косвенные и дополнительные. Ознакомившись и информацией, работодатель должен правильно оценить ваши компетенции. Ключевые навыки в резюме секретаря могут выглядеть следующим образом:

Что писать в блоке «О себе»

Главной ошибкой многих соискателей является плохое качество заполнения раздела с личной информацией. Первым делом многие пытаются скачать бланк готового резюме и буквально скопировать пункты раздела «О себе».

Вы должны понимать, что при заполнении резюме соискателя на должность секретаря важно правильно заполнить абсолютно все разделы, не делая исключений.

Говорить о себе много не надо – достаточно рассказать об особенностях характера и чертах, присущих профессиональному секретарю.

https://www.youtube.com/watch?v=dJRwdfR-dH0

Не стоит говорить о любви к детям, о своих пристрастиях и хобби, так как на этапе изучения анкеты соискателя работодателю это абсолютно не важно. Помните, что за день работодатель может просмотреть массу документов, поэтому на этом этапе важно донести информацию о себе в сжатой форме.

Если директор захочет узнать о ваших пристрастиях и личной жизни, он сам задаст этот вопрос на собеседовании, но, чтобы получить приглашение на него, вы должны создать уникальный документ, который будет выгодно отличаться от конкурентов.

Серьёзной ошибкой при заполнении резюме является неполное заполнение раздела с контактными данными. На ум сразу приходит номер мобильного телефона и адрес электронной почты.

Не стоит забывать, что мы живем в век компьютерных технологий и интернета, поэтому стоит вспомнить о наличие аккаунтов в соцсетях – возможно ваш будущий начальник тоже использует для общения одноклассники, группу ВКонтакте или Фейсбук.

Для достижения главной цели, а на первом этапе трудоустройства это получение приглашения на собеседование, необходимо указать максимально подробно полный список доступных контактов.

Долгожданное сообщение с большой долей вероятности может прийти на Skype, ваш Viber или WhatsApp.

Однако, указав все эти каналы, не забывайте о том, что их придется регулярно проверять, чтобы не пропустить приглашение на работу.

Заключение

Работая над созданием резюме, помните, что вашей главной задачей является создание уникального документа, который будет максимально соответствовать требованиям вакансии. Поэтому при составлении документа мы рекомендуем еще раз внимательно перечитать условия работодателя и отразить в документе только актуальную информацию.  

Мы уже сказали в начале повествования о том, как должен выглядеть секретарь – лицо компании или организации.

Внешность в данном случае может сыграть главную роль, ведь не секрет, что многие руководители – обеспеченные мужчины, и они подсознательно хотят видеть рядом с собой опрятную и ухоженную секретаршу.

Идеально выглядеть должны и секретари мужчины, в последнее время эта профессия среди представителей сильного пола пользуется большой популярностью.

Много споров идет относительно того, нужно ли к резюме секретаря образец которого мы разобрали в данной статье, прикладывать фотографию.

Работодатели хотят видеть не только сухие фразы, но и визуально представлять, с кем им придется работать. Поэтому если вы хотите увеличить свои шансы на трудоустройство, начните с визуального знакомства посредством фотографии.

Но стоит помнить, что фото должно быть качественным и отвечать нормам делового этикета.

При заполнении резюме помните также о грамматических ошибках, наличие которых может испортить вашу репутацию.  

После того как вся информация, внесенная в резюме, будет проверена, вы можете скачать готовый шаблон в формате PDF и использовать его для рассылки по электронной почте. Также специалисты рекомендуют брать один экземпляр с собой на собеседование.   

💡 Видео

7 правил, как составить цепляющее резюмеСкачать

Помощник руководителя обязанности | Работа помощник руководителя | Бизнес ассистент функцииСкачать

Как пройти собеседование на должность "Ассистент руководителя" | Анна ГуссСкачать

3 секрета, как пройти собеседование на 100 (от HR руководителя)Скачать

Как писать резюме? Раздел «Ключевые навыки»Скачать

Секретарь. Личный помощник. Бизнес-ассистент. Как грамотно построить карьеру?Скачать

8 вопросов будущему руководителю / Как провести собеседование на должность руководителя?Скачать

10 ВОПРОСОВ НА СОБЕСЕДОВАНИИ И КАК НА НИХ ОТВЕЧАТЬСкачать

Индивидуальные достижения в резюме | Какие достижения указывать в 2020 году?Скачать

Портрет кандидата. Планирование профессиональных НАВЫКОВ и знаний (8 шрифтом)Скачать

Курсы секретарей-референтов онлайн. Бесплатный урок №1 от центра "Лидер"Скачать

Как составить резюме начинающему специалистуСкачать

Основные направления деятельности секретаря руководителя (Апанасенко О.Н.)Скачать

Что важнее профессиональные навыки или выстраивание отношенийСкачать